5 beltips voor effectief debiteurenbeheer

beltips

Heb je wel eens te maken met slecht of niet-betalende klanten? Waarschijnlijk wel: veel bedrijven krijgen hier op den duur mee te maken. Vervelend, natuurlijk. Gelukkig kan je actie ondernemen als een klant niet betaalt.

Hoewel veel medewerkers contact opnemen lastig vinden (je wilt de goede relatie niet beschadigen), is het van groot belang dat je dit doet. Niet-betalende klanten vormen namelijk een bedreiging voor jouw onderneming.

Gooi dan ook je twijfels overboord en neem contact op om te achterhalen waarom de factuur (nog) niet betaald is. Misschien is er wel een goede reden voor, waar jij nog niet aan had gedacht.

Hoe je dat doet? CreditDevice geeft 5 beltips voor een doeltreffend telefoongesprek bij wanbetaling.

01

Pak de telefoon

Deze eerste tip is nogal voor de hand liggend: pak de telefoon. Het is misschien een hele stap, maar op deze manier bereik je wel het beste resultaat. Bellen werkt vaak beter dan het sturen van herinneringen per post of e-mail. Persoonlijk contact zorgt ervoor dat het makkelijk te achterhalen is wat er speelt en waarom de factuur (nog) niet is betaald. Daarnaast gaat bellen sneller dan het opstellen van een tekst.

Krijg je de klant telefonisch niet te pakken ondanks herhaaldelijk proberen? Stuur pas dan een e-mail of brief. Neemt de klant wel op en heeft hij of zij betaling toegezegd, maar is ook deze termijn verstreken? Bel dan direct nog een keer. Jullie hebben immers een afspraak gemaakt.

02

De Klant is koning

Tijdens het gesprek zorg je er natuurlijk voor dat je altijd vriendelijk blijft en goed luistert. Mocht je bellen lastig vinden, begin het gesprek dan met de vraag of de factuur ontvangen is en akkoord bevonden. Op deze manier vraag je niet direct waarom de factuur niet betaald is, maar krijg je toch antwoord op je vraag. Stel vervolgens open vragen en probeer zoveel mogelijk duidelijkheid te krijgen van de situatie. Let er wel op dat je assertief blijft. Jouw doel is immers een snelle betaling van je factuur.

03

Bereid je goed voor

Voordat je de telefoon pakt, is het raadzaam een aantal dingen op een rijtje te zetten. Dit zorgt ervoor dat je voorbereid bent op eventuele vragen. Noteer voor jezelf:

04

Wacht niet met contact opnemen

Bel gelijk wanneer je constateert dat de betalingstermijn is vervallen. Het is aan de klant om zich te houden aan jullie afspraken. Er staat niet voor niks een uiterlijke betaaldatum op jouw factuur.

Weet je van tevoren al dat een klant regelmatig te laat betaalt of vaak aangeeft de factuur niet te hebben ontvangen? Bel dan voordat de betalingstermijn vervalt. Vraag vriendelijk of alles naar wens is en de factuur ontvangen en akkoord is. Mocht er iets niet in orde zijn, kan je vroegtijdig actie ondernemen. Zo kan je een kopiefactuur sturen of de factuur telefonisch toelichten, zodat de opdrachtgever alsnog binnen de termijn betaalt.

05

Maak duidelijke afspraken

Zorg ervoor dat je tijdens het gesprek duidelijke afspraken maakt over de uiterlijke betaaldatum. Op deze manier is er een concrete afspraak en kun je hierop toezien. In je agenda kun je de afgesproken datum noteren en actie ondernemen wanneer betaling alsnog uitblijft.

Is er een dispuut en moet je zelf intern het één en ander uitzoeken? Doe dit dan direct om zo snel mogelijk een terugkoppeling te kunnen geven richting de klant. Want zolang het probleem niet is opgelost, zal de factuur niet worden voldaan.

Wil je weten wat CreditDevice voor je kan betekenen?

Bel gerust op 071-3640060 of neem vrijblijvend contact met ons.