Advantech klantcase

Corona goed voor de credit management afdeling van Advantech

Met het Europese hoofdkantoor gevestigd in Eindhoven is Advantech een multiculturele organisatie met een heel divers internationaal team. Het is een dynamische en flexibele organisatie, die voortdurend op zoek is naar nieuwe manieren om big data, Internet of Things (IoT) en kunstmatige intelligentie te omarmen om hun zakenpartners en klanten te helpen.

Het stimuleren van de ontwikkeling van medewerkers is één van de belangrijkste aandachtspunten van Advantech. Volgens Guido Wurring, European Financial Controller bij Advantech, zijn er veel succesverhalen van medewerkers die zichzelf hebben ontwikkeld en zijn gegroeid binnen de organisatie. Een goed voorbeeld is een medewerker die in het magazijn is begonnen en is uitgegroeid tot manager van een salesteam. Als je gemotiveerd bent, jezelf blijft ontwikkelen en inzet toont, biedt het bedrijf zijn werknemers de mogelijkheid om te groeien.  

Ontwikkeling van de credit management afdeling

Wanneer je medewerkers de ruimte biedt om te groeien, heeft dit ook een positieve invloed op de groei van de organisatie. Dat de omzet van 80 miljoen in 2014 gestegen is naar 225 miljoen in 2019, zegt al voldoende. Ook op het gebied van credit management is er veel veranderd. Advantech is inmiddels al jaren klant bij CreditDevice. Het bedrijf ging namelijk al in 2009 een samenwerking aan met CreditDevice, toen Guido Wurring de afdeling credit management bij Advantech Europe startte.  

De afgelopen jaren is de afdeling credit management enorm gegroeid. Volgens Guido heeft de ontwikkeling van het team alles te maken met de software van CreditDevice. De constante verbetering van de software en de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten maakt het voor de afdeling eenvoudig om mee te liften op deze innovaties en verbeteringen. 

Het creëren van de perfecte balans tussen credit management en verkoop

De samenwerking tussen de verkoop- en credit management afdelingen is in veel bedrijven belangrijker geworden. Het verkoopteam staat immers voortdurend in contact met de klanten en heeft vaak veel voorkennis, wat heel nuttig kan zijn voor de afdeling credit management. Ook binnen Advantech is de samenwerking tussen verkoop- en creditmanagement in de afgelopen jaren verbeterd. Toen Guido echter in 2019 weer voor Advantech kwam werken, nadat hij in 2014 het bedrijf had verlaten, merkte hij dat de focus meer lag op strategische kwesties, in plaats van op het oplossen van creditmanagement gerelateerde kwesties.  

“Het belangrijkste doel van credit management moet altijd zijn om ten eerste risico’s en schades voor het bedrijf te voorkomen en ten tweede om geld te innen. Om dit voor elkaar te krijgen, moet je samenwerken met andere afdelingen zonder deze doelen uit het oog te verliezen. Daarom hebben we ons de afgelopen 10 maanden voornamelijk gericht op risicopreventie, het innen van openstaande posten en het oplossen van klachten. Wanneer nodig, hebben we de verkoop betrokken bij dit proces. Daarnaast ondersteunen we uiteraard nog steeds ons verkoopteam, alleen doen we dit in een iets ander mate dan voorheen. We mogen de samenwerking met sales zeker niet uit het oog verliezen, maar we moeten hier een goede balans in vinden”, zegt Guido.  

Transparantie is de sleutel tot succes

Om deze balans te creëren is volgens Guido transparantie en een goede samenwerking met de verkoopafdeling nodig.  Daarom heeft de afdeling een communicatieconcept voor creditmanagement ontwikkeld. De integratie van de software van CreditDevice is een essentieel en zeer belangrijk onderdeel van dit concept. Met dit concept in het achterhoofd kan sales nu toegang krijgen tot de credit management software om informatie te bekijken of om cruciale informatie toe te voegen en/of te wijzigen. Op deze manier heeft de verkoop beter inzicht in wat de credit managers doen, hoe hun klanten er voorstaan en het allerbelangrijkste; zien dat hun collega’s transparant zijn in hun beslissingen. 

“Als we naar sales toe transparant zijn, creëren we begripMaar er is natuurlijk altijd ruimte voor discussie. Ik moet zeggen dat de software van CreditDevice tijdens deze transformatie een enorme hulp is geweest. We hebben de communicatie tussen onze klanten en de verkoop meer en meer verschoven naar de credit management software, in plaats van het versturen van e-mails via Outlook. Vooral als het gaat om dringende verzoeken of het inwinnen van belangrijke informatie, heb ik het salesteam gevraagd altijd gebruik te maken van de software. Dit betekent niet alleen dat alles gedocumenteerd is, maar ook dat we van tevoren dingen kunnen inplannen en dus niks meer uit het oog verliezen”, aldus Guido. “Ik noem de software van CreditDevice, daarom niet voor niets altijd een Customer Relation Management systeem (CRM) voor credit management“.  

Het volgende project is om de klachtenmodule binnen de software, effectiever te gaan gebruiken. Door andere afdelingen hierbij te betrekken, zullen klachten sneller worden opgelost en zal ook in deze alles in de software worden gedocumenteerd. Volgens Guido is dit een belangrijke volgende stap om nog transparanter te worden binnen de organisatie, en daardoor de acceptatie te krijgen die ze nodig hebben.   

Corona positief voor de credit management afdeling van Advantech

Toen we aan Guido vroegen welk effect de corona-crisis heeft op de credit management afdeling van Advantech, reageerde hij verrassend positief. Het aantal klanten steeg van 7.000 in 2014 naar 17.000 in 2019, wat een enorme toename is en betekent dat de focus vooral lag op de groei van de onderneming. Toen de corona-crisis  in maart 2020 Europa trof en de omzet daalde, veranderde de focus. Bedrijven moesten hun kantoren sluiten, konden hun facturen niet meer betalen of vroegen betalingsregelingen aan. Dat betekende dat het aantal openstaande facturen, van 30 dagen en ouder, steeg van minder dan 4 procent voor de crisis naar 12,8 procent in mei 2020. Dankzij de credit management software van CreditDevice, de inzet van het team en de goede communicatie met zowel de verkoop als hun klanten, slaagden ze erin om het aantal terug te brengen van de hoge piek in mei naar 2,21 procent in november 2020. Dit is één van de beste resultaten die Advantech in de afgelopen 2,5 jaar heeft behaald, zonder dat het ten koste gaat van de zakelijke relaties met de klant. 

Veranderende mentaliteit

Het feit dat ze het aantal openstaande facturen hebben kunnen verminderen, is natuurlijk een geweldig resultaat, vooral tijdens een crisis. Maar dat is niet de reden waarom Guido vindt dat de corona-crisis een positief effect heeft gehad op credit management. Dit heeft te maken met de veranderde mentaliteit van de medewerkers van Advantech en vooral van de verkoopafdeling. Mensen zijn gevoeliger geworden voor kredietlimieten, risicopreventie, achterstallige facturen en wat het betekent als het geld niet binnenkomt. Guido zegt: “Iedereen begrijpt dat de omzet niet is gedaald, omdat we slechte producten hebben. Maar omdat onze klanten hun producten niet kunnen ophalen of omdat de kantoren gesloten zijn. Door corona is de mentaliteit binnen de organisatie veranderd. Daarnaast hebben we onze verkoopafdeling nog meer betrokken bij de communicatie met onze klanten. Dit heeft geleid tot een verbeterde samenwerking met het verkoopteam. 

Ook heeft de software ons tijdens de crisis geholpen om kritische zaken direct op te pakken, activiteiten in te plannen, en als een klant zijn facturen niet betaalt de verkoopafdeling hier direct bij te betrekken. Met behulp van de software zijn we zowel onze klanten, als hun financiële problemen en de eisen van ons verkoopteam nooit uit het oog verloren. 

Interne samenwerking essentieel om deze crisis te overleven

Guido concludeert dat, hoewel hij ‘positief’ klinkt over het effect dat corona heeft gehad op zijn afdeling, het een enorme inspanning vergt van alle medewerkers om de crisis te overleven. “Iedereen werkt samen en de medewerkers zijn voor 150% betrokken. De grote uitdaging is om te blijven begrijpen hoe belangrijk de rol van credit management is.  Dit is iets waar we ons op moeten blijven richten. Want als de corona voorbij is en de omzet weer groeit, moeten we er samen voor zorgen dat we niet teruggaan naar hoe het voor de crisis was. We moeten de focus houden. Dit is één van onze uitdagingen voor de komende periode”, legt Guido uit.  

Wil je weten wat CreditDevice voor jouw onderneming kan betekenen?

Vraag vrijblijvend een online demo aan of doe vandaag nog een gratis credit check!

Contact

Ook klant worden?

Neem contact met ons op en we helpen je graag verder.