'Met CreditDevice besparen we veel tijd en loonkosten en is ons credit management veel efficiënter’
- Tom Bravenboer | Credit Controller | Harvest House
- Carlo Habraken | Interim Business Controller | Harvest House
Tom Bravenboer is in juni 2020 begonnen als Credit Controller bij Harvest House. Als echte Westlander spreekt de AGF (aardappelen-, groenten- en fruit) branche Tom enorm aan. Bij zijn komst was het bedrijf druk bezig een oplossing te zoeken om de credit management processen te verbeteren. Het werk binnen de debiteurenafdeling kon en moest efficiënter. Interim Business Controller Carlo Habraken is kartrekker van dit project. Hij bracht de uitvoering van het credit management in kaart: waar de inefficiënties zaten en hoe software dit proces zou kunnen ondersteunen.
Overtuigende redenen
‘’In de zoektocht naar een oplossing kwam ik via via bij CreditDevice terecht,” vertelt Carlo. ‘’We hebben naar drie verschillende partijen gekeken. Met oog op een aantal pluspunten hebben we voor CreditDevice gekozen. Ten eerste het Centrale Dossier dat je over de administraties heen inzicht biedt in een groep debiteuren. Ten tweede de mailintegratie. Daarmee kunnen we direct vanuit de applicatie e-mails versturen en ontvangen. Naast de klik en het vertrouwen, was de belangrijkste reden om uiteindelijk voor CreditDevice te kiezen de PolisManager. Door de directe koppeling met Atradius en doordat we met een single sign-on Atradius in kunnen, hoeven we niet langer te switchen tussen applicaties.”
Grote stappen
In januari 2021 is Harvest House gebruik gaan maken van de Credit Management software, kredietinformatie en Polismanager. Sindsdien zijn er grote stappen gezet. Het aantal fte’s is teruggebracht van 5 naar 3 waardoor ze een besparing in de loonkosten konden realiseren. Tom: “Toen ik in 2020 bij Harvest House begon, werkte het bedrijf met een ERP-systeem voor de orderverwerking en facturatie. Omdat dat systeem geen meldingen stuurde als een factuur was vervallen, moest je constant zelf uitzoeken wanneer een factuur achterstallig was en moest je handmatig per klant acties uitvoeren. Daardoor zag je snel iets over het hoofd . Een stuk minder efficiënt dan hoe we nu werken.”
Enorme tijdsbesparing
Tom is blij dat de maningscyclus in de software van CreditDevice voor heel veel overzicht en rust zorgt: Je ziet nu in één oogopslag welke debiteuren overdue zijn en of ze een eerste of een tweede herinnering of aanmaning krijgen. Vervolgens vink je in de software ‘alle’ aan en verstuur je gemakkelijk en snel alle facturen in een keer. Waar we voorheen per klant een actie moesten uitvoeren, zijn nu slechts een paar drukken op de knop genoeg. Dit zorgt voor een enorme tijdsbesparing en zitten we veel korter op de bal. Of het nu gaat om 150 of om 300 klanten, dat maakt niet meer uit. Zonder gespecialiseerde software voelde het alsof je altijd achter de feiten aanliep. Je kreeg het werk wel gedaan, maar niet in de tijd die je daarvoor had. Nu hebben we eerder de tijd om bijvoorbeeld disputen op te pakken.”
Voor Carlo is de grootste winst dat de afdeling veel efficiënter is gaan werken. “Door processen te automatiseren kunnen we hetzelfde werk nu met minder mensen doen”.
Klantgerichter aanmanen
Die efficiëntere werkwijze met minder mensen is deels te danken aan de goed ingerichte workflows. Harvest House werkt met zes verschillende workflows, gericht op verschillende klanttypes. Zo is het bij grote klanten voornamelijk belangrijk om inzicht te creëren zodat je direct ziet wanneer er iets met een factuur aan de hand is. Kleine klanten worden daarentegen voornamelijk persoonlijk benaderd. Terwijl de workflow van ondernemingen buiten de EU veel strakker en met een hardere toon is neergezet. Het mooie is volgens Carlo dat je een workflow gemakkelijk kunt omzetten als je een debiteur op een andere manier wilt aanmanen. ”Voorheen had je maar één smaak en stuurde je standaard naar iedereen dezelfde brief. Nu hebben we alles veel beter in kaart en kunnen we klantgerichter aanmanen.”
Alles centraal
Tom is blij met het inzicht en overzicht die de producten van CreditDevice bieden. “Met CreditDevice hebben we nu een centraal punt waar alles te vinden is. Waar we voorheen tussen twee of drie verschillende applicaties moesten switchen, staat nu alles op één plek. De koppeling met Exact en de twee dagelijkse imports en exports, zorgen dat we altijd up-to-date zijn. Door de koppeling met Atradius wordt live bijgewerkt wanneer een limiet wordt ingetrokken of verhoogd. Dat zijn nog eens voordelen en bovendien een enorme verbetering ten opzichte van het proces dat we hiervoor hadden.”
Ook over de PolisManager is Tom erg te spreken: ”De module zorgt net als de credit management software voor efficiency. Het maakt nogal een verschil of je met een ERP-systeem en de portal van Atradius werkt, of met één softwarepakket waarin je alles kunt zoeken, aanvragen en annuleren. Ook scheelt het enorm veel risico en tijd en zorgt het voor een stukje zekerheid dat je niks meer over het hoofd kunt zien”.
Nog meer efficiency
De mailintegratie was, zoals Carlo al vertelde, een van de redenen om voor CreditDevice te kiezen. Tom kan niet wachten tot de functionaliteit is geïmplementeerd. “Dan kunnen we nog meer centraliseren. We kunnen straks informatie en reacties van klanten, maar ook van onze verkopers direct opnemen in het debiteurendossier. Dit gaat zeker voor nog veel meer efficiency zorgen”.
Open en vlot
Over de samenwerking met CreditDevice zijn beide heren zeer tevreden. Tom: “Het is fijn dat je met al je vragen bij de servicedesk terecht kunt. Vragen worden snel opgepakt en als het wat langer duurt, is daar een goede reden voor. Maar de communicatie is altijd open en vlot.” Carlo geeft aan dat persoonlijk contact ook belangrijk is: “We zijn ‘on a first name basis’ met jullie Credit Management Specialist Noor van der Plas. Dat is erg prettig, we bellen of mailen vaak en krijgen ook altijd snel een reactie.”
