Wanneer je kiest voor CreditDevice, kies je voor een gebruiksvriendelijke en krachtige oplossing voor debiteurenbeheer die je organisatie helpt om sneller betalingen te ontvangen en je cashflow te verbeteren. Maar hoe ziet zo’n implementatie er nu precies uit? In dit blog nemen we je mee door het proces, van de eerste stappen tot de afronding van de implementatie.  

De eerste stap: kennismaken met jouw organisatie

De implementatie van CreditDevice begint met een kennismakingsfase, waarin we meer leren over jouw bedrijf en de processen die draaien rondom debiteurenbeheer. In een kick-off meeting bespreken we alles wat we moeten weten om de software perfect af te stemmen op jouw wensen. Dit is de ideale gelegenheid om jouw organisatie, het debiteurenbeheerproces en de IT-structuur beter te begrijpen. 

Tijdens deze meeting komen belangrijke onderwerpen aan bod, zoals hoe je momenteel werkt, wat goed gaat, wat verbeterd kan worden, en welke specifieke wensen je hebt voor het optimaliseren van je creditmanagementprocessen. Dit helpt ons om de software precies af te stemmen op jouw specifieke behoeften. 

Data-overdracht: de basis voor een vlotte implementatie 

Een van de belangrijkste stappen in het implementatieproces is het voorbereiden van de data-overdracht. De software van CreditDevice functioneert alleen optimaal wanneer we dagelijks de juiste data ontvangen. Daarom vragen we je om verschillende bestanden aan te leveren, zoals het debiteurenstambestand en het openstaande facturenbestand. Deze bestanden vormen de basis voor een succesvolle werking van het systeem. 

Het ophalen van de benodigde data uit jullie ERP- of boekhoudpakket kan op verschillende manieren. Je kunt bijvoorbeeld gebruikmaken van D-Basics, een specialist in systeemkoppelingen die de data automatisch uit je ERP haalt en aanlevert. Daarnaast hebben we steeds meer directe koppelingen met veelgebruikte ERP-pakketten, zoals Microsoft Business Central, Exact Online en AFAS. Dankzij deze koppelingen kunnen we snel en eenvoudig de benodigde data ophalen. 

Zodra we de data ontvangen, is het essentieel om samen te kijken welke informatie je precies wilt gebruiken in het debiteurenbeheer. We zorgen ervoor dat alle data correct en op de juiste manier in het systeem van CreditDevice wordt vastgelegd. Dit zorgt ervoor dat je altijd met de juiste en actuele informatie werkt. 

Het instellen van workflows en communicatie 

Zodra we de juiste data hebben, gaan we verder met het opzetten van de workflows, oftewel het aanmaanproces en communicatie. Dit is een belangrijk onderdeel van de implementatie, omdat het de manier bepaalt waarop je met je debiteuren omgaat. We stellen, wanneer gewenst, automatische processen in, zodat je minder tijd hoeft te besteden aan handmatige taken. Denk hierbij aan automatisch versturen van herinneringen via e-mail of SMS.  

Bij het inrichten van deze workflows houden we rekening met de verschillende type debiteuren en hun specifieke kenmerken. Je hebt misschien verschillende klantgroepen: zakelijke klanten, particulieren, key accounts, etc. Elk van deze groepen kan een eigen aanmaningsproces hebben, en dat is precies wat we voor je inrichten. Het doel is altijd om de debiteuren op de juiste manier te benaderen, zodat je betalingen snel en efficiënt kunt innen.

CreditDevice biedt een uitgebreid aantal standaard e-mailtemplates die in verschillende talen beschikbaar zijn. Maar natuurlijk ben je volledig vrij om je eigen communicatie aan te leveren. We zorgen er altijd voor dat alle berichten in jouw huisstijl en met jouw branding worden verstuurd, zodat de communicatie volledig consistent is met de uitstraling van je organisatie.

Klachtenbeheer: het verwerken van klachten 

In de wereld van debiteurenbeheer komen klachten vaak voor. Wanneer een debiteur een klacht heeft over een factuur, is het essentieel om dit snel en efficiënt te verwerken om verdere vertragingen in betalingen te voorkomen. CreditDevice biedt een krachtige klachtenmodule die je helpt bij het beheren van deze bezwaren, zodat je alles overzichtelijk kunt volgen en de afhandeling goed kunt monitoren. 

Het begint met een grondige analyse van de soorten klachten die binnen jouw organisatie voorkomen. In samenwerking met jou kijken we naar de meest voorkomende klachten, zoals administratieve fouten, facturatiefouten, onjuiste tenaamstellingen of bijvoorbeeld technische problemen. Deze klachten kunnen we per categorie vastleggen in het systeem, zodat je altijd precies weet welke klachten zich voordoen en hoeveel van deze klachten er nog openstaan. 

Een belangrijk onderdeel van onze klachtenmodule is de mogelijkheid om een escalatieladder in te stellen. Dit zorgt ervoor dat je altijd weet wanneer een klacht moet worden opgevolgd en wie verantwoordelijk is voor de afhandeling. Zo voorkom je dat klachten blijven liggen en zorg je ervoor dat ze snel worden opgelost. Dit is vooral belangrijk in het geval van complexe klachten die wellicht meerdere afdelingen of medewerkers betreffen.

Koppeling met Payment-Service Provider (PSP)

Om gebruik te maken van ons debiteurenportaal, is het handig om een Payment-Service Provider (PSP) zoals Mollie te integreren. Dit maakt het mogelijk om online betalingen te ontvangen en vereenvoudigt en versnelt het betaalproces voor jouw klanten. 

Door in je e-mails een link naar het debiteurenportaal toe te voegen, kunnen klanten gemakkelijk hun openstaande facturen inzien, kopiefacturen downloaden, vragen stellen, toezeggingen doen, of zelfs een betalingsregeling aanvragen en beheren. We werken samen om jullie specifieke wensen voor online betalingen te begrijpen en zorgen ervoor dat de koppeling met jullie PSP naadloos wordt gemaakt. Het portaal wordt ingericht met jullie logo, zodat klanten zich in een vertrouwde en herkenbare omgeving bevinden.

Koppeling van kopiefacturen 

Daarnaast biedt CreditDevice de mogelijkheid om kopiefacturen te integreren. Dit maakt het voor je debiteuren makkelijker om een factuur opnieuw in te zien wanneer dat nodig is. Via een koppeling kunnen we de facturen automatisch ophalen uit je systeem en beschikbaar stellen in het debiteurenportaal of direct meesturen met herinneringen en aanmaningen. Dit bespaart tijd en voorkomt onterechte claims dat een factuur niet ontvangen zou zijn. 

Mailintegratie: alles centraal en overzichtelijk 

Een van de grote voordelen van CreditDevice is de mogelijkheid om je mailbox te integreren in de software. Dit betekent dat alle e-mails die je naar debiteuren verstuurt, en de antwoorden die je ontvangt, waar mogelijk automatisch worden gekoppeld aan de betreffende debiteurdossiers. Hierdoor kun je altijd gemakkelijk terugvinden wat er al gecommuniceerd is, zonder dat je door verschillende systemen of mappen hoeft te zoeken. 

Daarnaast maakt de mailintegratie het mogelijk om snel e-mails naar debiteuren te sturen, direct vanuit het platform. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat je altijd overzicht hebt over de communicatie. Zelfs als medewerkers het bedrijf verlaten, is het makkelijk om de toegang tot de e-mails en debiteurdossiers te beheren. 

Uitgaande e-mail: veilig en betrouwbaar 

Naast mailintegratie is ook de manier waarop je uitgaande e-mail wordt verstuurd belangrijk. Niemand wil dat belangrijke aanmaningen in de SPAM folder van de debiteur terechtkomen, want dat kan leiden tot ongelezen berichten en onbetaalde facturen. CreditDevice biedt verschillende manieren om ervoor te zorgen dat je e-mails veilig en betrouwbaar aankomen. 

Training: de laatste stap naar effectieve implementatie 

Zodra de software is geïmplementeerd en getest, is het tijd om het team goed voor te bereiden op het gebruik van de nieuwe tool. Dit gebeurt door middel van uitgebreide gebruikers- en admintrainingen.  

De gebruikerstraining is een uitgebreide sessie waarin we je volledig door de software leiden. We laten zien hoe je als debiteurenbeheerder of creditmanager de software effectief kunt gebruiken. We behandelen alle functionaliteiten die relevant zijn voor jouw dagelijkse werkzaamheden en zorgen ervoor dat je de software snel onder de knie hebt. 

Daarnaast plannen we een admintraining in. Deze training richt zich op de configuratie en het beheer van de software. CreditDevice biedt namelijk de mogelijkheid om veel instellingen zelf te beheren, wat je veel flexibiliteit geeft. In deze sessie gaan we dieper in op de mogelijkheden voor het aanpassen van workflows, het instellen van e-mailtemplates, en het beheren van debiteureninformatie. Natuurlijk staan we je hierbij bij, zodat je weet wat er allemaal mogelijk is en hoe je het systeem optimaal kunt gebruiken.  

Naast de initiële trainingen blijft ons team beschikbaar voor eventuele vragen. Onze serviceafdeling is altijd bereikbaar voor ondersteuning, en na een paar maanden plannen we een recap training in. Dit geeft je de kans om vragen te stellen, eventuele knelpunten te bespreken, en je kennis verder te verdiepen.  

Hoewel training essentieel is, leer je de software uiteindelijk het beste door ermee te werken. Door het dagelijks gebruik zul je de software steeds meer eigen maken en de processen steeds efficiënter uitvoeren. 

Conclusie: efficiënt debiteurenbeheer met CreditDevice 

De implementatie van CreditDevice is een belangrijke stap in het verbeteren van je debiteurenbeheer. De complexiteit van de implementatie varieert per klant. Bij kleinere bedrijven met een standaardomgeving kunnen we snel live gaan, terwijl grotere ondernemingen met meer specifieke wensen wat meer tijd vergen. Maar ongeacht de grootte van je organisatie, wij denken altijd met je mee. Door het proces goed voor te bereiden en de software nauwkeurig af te stemmen op jouw organisatie, zorgen we ervoor dat je snel aan de slag kunt en dat je debiteurenbeheer efficiënter wordt. 

Van de eerste kennismaking tot de nazorg na livegang, wij begeleiden je door het hele proces en zorgen ervoor dat alles soepel verloopt.  

Heb je vragen over de implementatie of wil je meer weten over de mogelijkheden van CreditDevice? Neem dan gerust contact met ons op!