Koninklijke Jongeneel | Omar Ayubi

Klantcase

‘Credit management is an art, not a science’, dat is de lijfspreuk van Omar Ayubi, Credit Manager bij Koninklijke Jongeneel. “Dat betekent niet dat we hopeloos ouderwets zijn en gekunsteld te werk gaan,” verduidelijkt Omar direct. “De kunst is juist om alle ballen tegelijk in de lucht te houden. Dat is een kunst op zich.” Omar is Credit Manager in hart en nieren. In zijn ‘vrije tijd’ traint Omar vakgenoten en deelt hij zijn ervaringen in de wereld van cijfers en debiteuren met anderen bij het Credit Management Instituut. Hoe dicht je het gapende gat tussen Credit Management en Commercie? Hoe krijg je bij Credit Control alle neuzen dezelfde kant op? En hoe faciliteer je een goede relatie met de klant?

De creditmanagementkennis en ervaringen die hij heeft opgebouwd, benut Omar ten volle bij Koninklijke Jongeneel in Utrecht. Koninklijke Jongeneel is een groothandel in hout, plaat- en bouwmaterialen, met een netwerk van 43 vestigingen in Nederland. Als een van de oudste bedrijven van Utrecht vierde Jongeneel onlangs haar 221-jarig bestaan. Tijd laat haar sporen na, maar brengt ook heel veel goeds. Zo zorgen technologische ontwikkelingen ervoor dat producten zoals hout op steeds meer verschillende manieren kunnen worden toegepast en heeft Jongeneel maar liefst 221 jaar ervaring in huis. “Dat is niet niks,” zegt Omar die zich drie jaar geleden aansloot bij de Koninklijke Jongeneel-familie.

“Commercieel gedreven organisaties zijn mijn persoonlijke uitdaging. Ik krijg er energie van om organisaties resultaatgericht en financieel gedreven te maken. Dat kost veel tijd, maar levert ook een hoop mooie inzichten en resultaten op,” zegt Omar trots.

Kloven dichten

Waar commercie verkoopkansen ziet, ziet credit management in de ogen van menig organisatie alleen maar risico’s. Wederzijds onbegrip zorgt voor problemen en dat terwijl beide afdelingen hetzelfde doel hebben: kansen benutten en risico’s mitigeren. “Wij zijn absoluut geen showstoppers,” pareert Omar. “Wij zijn er ook bij gebaat dat verkoopkansen worden benut! Dat was ook mijn eerste speerpunt: de kloof tussen commercie en credit control dichten. Wederzijds begrip kweken.”

Dit is makkelijker gezegd dan gedaan. Want hoe pak je dat aan? Omar legt het uit: “Eerst ben ik het land in gegaan. We hebben de commercie opgezocht om hen te overtuigen van de toegevoegde waarde van creditmanagement. Wat is het? Wat doet het? En What’s in it for them? Na een handje vol presentaties en gesprekken hebben we de commercie weten te overtuigen dat wij, net als zij, altijd opzoek zijn naar commercieel interessante handel met financiële stabiliteit. Langzaam maar zeker kwam het besef dat Credit Control geen showstopper is, maar dat wij aan hun kant staan door verantwoorde groei te faciliteren.” Omar legt uit dat een uitleg van de DSO-berekening de echte doorslag gaf. “Toen ik liet zien dat, als Credit Control meer verkoop faciliteert – omdat wij de kredietlimieten en de bestedingsruimte van een klant bepalen – dat we dan eigenlijk de omzet faciliteren. We hebben er niks aan als we alleen maar risico’s zien en limieten kunstmatig laag houden, want wij worden afgerekend op DSO. Dus hoe hoger de financieel verantwoorde omzet is in verhouding tot het debiteurensaldo, hoe lager het DSO is. En hoe lager het DSO, hoe beter de afdeling Credit Control presteert. Het kwartje viel: commercie en credit control hebben één gemeenschappelijk doel.” Zegt Omar.

Één team

“Toen commercie eenmaal was overtuigd, hadden we wel een belofte waar te maken,” zegt Omar. Ook daar lag een uitdaging, want de werkwijze van Credit Control sloot nog niet goed aan op de hernieuwde relatie met commercie. “We zijn begonnen met een goede tool en accurate informatie van CreditDevice. Men had niet voldoende faciliteiten om de juiste beslissingen te kunnen nemen. Goede en actuele kredietinformatierapporten bieden een solide basis voor zekerheid en zelfvertrouwen. En zelfvertrouwen is essentieel als je kansen en risico’s moet signaleren.” Omar heeft vervolgens interne trainingen verzorgd om zijn collega’s te ondersteunen bij het lezen en beoordelen van de handelsinformatierapporten. “Hoe lees je een balans? En hoe leg je het verband tussen verschillende zaken uit het rapport? Maar ook, hoe koppel je deze informatie aan de kennis die je hebt verkregen via commercie of aan de informatie die je zelf hebt vergaard? En tot slot hoe kom je tot een goed oordeel?

Het was gaaf om te zien hoe credit control opfleurde met deze nieuwe kennis. Mensen raakte gemotiveerd door deze nieuwe verantwoordelijkheden en zienswijzen. Dit heeft ertoe geleid dat de individuele Credit Controllers in staat zijn te functioneren op het snijvlak tussen financiën en commercie en daarmee met behoud van financiële stabiliteit, maximale omzet medemogelijk maken.”

De klantrelatie is een grote rol gaan spelen in kredietbeoordelingen. Dat was even wennen licht Omar toe: “Kijk, een debiteurengesprek heeft in mijn beleving een aantal belangrijke aspecten. Het gaat erom dat de Credit Controller vooraf een doel heeft bepaald: wat ga ik uit dit gesprek halen? Alleen dan kun je een gesprek sturen. Om hoeveel facturen gaat het. Om welk bedrag gaat het en wanneer komt het bedrag binnen. We sturen in de gesprekken aan op een harde toezegging, maar voeren ook de kunst van puur creditmanagement uit. Het is geven en nemen, aanvoelen wat er speelt bij de klant door openvragen te stellen en op ‘onderstroom’ verbinding te maken. Daarnaast zijn klantbezoeken zeer waardevol gebleken! Optimaal zakendoen is een complexe aangelegenheid omdat er veel bij komt kijken. En dat is nou het mooie aan CreditDevice: je kunt álles binnen het systeem opvragen, vinden en registreren; de kredietinformatie en cijferanalyses, maar ook notities met informatie over de stand van zaken en de klantrelatie. Zo weet je altijd precies wat er speelt, of het rommelt en hoe de zaken gaan. Een goede Credit Manager kan dat allemaal samenvoegen en tot één oordeel komen.”

De kunst van Credit Management


“In het DNA van een goede Credit Manager is de balans tussen rationeel denken en emotioneel empathisch denken perfect in evenwicht,” zegt Omar, “de combinatie van die twee capaciteiten zorgt ervoor dat je kunt geven en nemen, maar ook precies kunt aanvoelen wat er speelt. Eigenlijk heb ik daarmee de kunst van Credit Management meteen blootgelegd. Het is niet alleen een kwestie van cijfers en formules en een briefje op zijn tijd. Er zijn veel meer zaken die je in acht moet nemen om tot een goede klantrelatie te komen, optimaal zaken te kunnen doen en de relatie goed te onderhouden.”

Volgens Omar speelt naast ratio en emotie ook het zelfvertrouwen van de Credit Manager een grote rol. Het is dan ook zijn uitdaging om Credit Controllers verder te verrijken met kennis, juiste attitudes en vaardigheden, zodat zij hun kredietbeslissingen kunnen baseren op verschillende dimensies van waarde creatie bij een klant, namelijk: cashflow, winst of verlies, waarde propositie, innovatiekracht en de bron (The Why) van het bestaan, die terug te vinden is in de genetische DNA van een organisatie.

Waardering = motivering

Trots sluit Omar af: “Het team Credit Control is ontzettend gemotiveerd. Dat komt doordat de commercie tegenwoordig vaak bij ons komt voor advies én omdat ze enorm veel waardering krijgen vanuit de organisatie. Ze worden geroemd vanwege de goede resultaten die ze boeken, maar vooral om de geweldige samenwerkingspartner die ze vormen voor commercie. Ik ben super trots met dat stukje waardering, want dat motiveert ons om steeds verder te verbeteren en optimaliseren. En dat kan, want ons CreditDevice beweegt flexibel met ons mee.”

Zelf aan de slag met onze producten?

Vraag vrijblijvend een online demo aan of doe vandaag nog een gratis credit check!

Heb je verder nog vragen? Vul het contactformulier in en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.

JOKE ROELOFS | MANAGER CORPORATE ACCOUNT | 071-3640060