PontMeyer | Kevin Jonkman

Klantcase

PontMeyer levert als groothandel álle benodigdheden voor verbouwingen. Een breed assortiment van hout-, plaat-, en bouwmaterialen en gereedschappen is voorradig in de 45 vestigingen door Nederland. Kevin Jonkman, Credit Manager bij Timber and Building Supplies Holland N.V. waar onder andere PontMeyer onderdeel van is, beheert met zijn team van 10 debiteurenbeheerders ruim 250.000 debiteuren. “En daar komen elke dag nieuwe debiteuren bij”, zegt Jonkman.

Kevin Jonkman is als Manager Credit Control de kartrekker van de afdeling Credit en Control bij TABS Holland.  “Samen met mijn team streef ik er dagelijks naar om te opereren als een solide, betrouwbare en transparante afdeling die toegevoegde waarde levert aan de optimalisatie van omzet en het beheersen van de debiteurenportefeuille ter bevordering van het werkkapitaal. Ons doel is om investeringen van de holding in debiteuren te bewaken. Om die doelstelling te kunnen behalen is goede informatie, in het bijzonder kredietinformatie, onontbeerlijk.”

Interpreteren van kredietinformatie

“Er is een enorme diversiteit van aanbieders van kredietinformatie,” zegt Kevin Jonkman “de belangrijkste vraag bij de keuze voor een credit management partner is, hoe interpreteren zij kredietinformatie-data?” Het is volgens Jonkman van groot belang dat de leverancier van kredietinformatie een échte partnersamenwerking aan wil gaan. “Na een onderzoek waarbij we de verschillende partijen met elkaar hebben vergeleken is CreditDevice voor ons als beste partij naar voren gekomen. De wijze waarop CreditDevice met haar data omgaat komt sterk overeen met onze eigen klantbeoordeling. Het is een fijn gevoel om zaken te doen met een partij waarvan de denk- en werkwijze aansluit bij je eigen organisatie.”

”Nieuwe orders vanuit de verkooporganisatie komen bij de afdeling Credit en Control terecht, dat is onze werkwijze”. Kevin zorgt er met zijn team voor dat er verantwoord wordt omgegaan met kredietlimieten. “Het is mijn missie om met actuele informatie zowel de verkooporganisatie als het management te kunnen bedienen met adequate antwoorden over limieten, omzetten en DSO. Met de actuele kredietinformatie in handen kunnen wij ervoor zorgen dat er verantwoord wordt omgaan met geadviseerde limieten. Het stelt ons ook in staat om verstandige besluiten te nemen en de verkooporganisatie te bedienen met zinvolle adviezen.”

Door interne en externe data te combineren kan Credit en Control naast risico beperkende voordelen ook kansen signaleren bij klanten. “Als onze verkoop organisatie een order plaatst voor 1/5 van het gestelde limiet, dan weten wij dat er meer in zit,” aldus Jonkman.

Combineren van interne en externa klantinformatie

Door te werken met actuele en complete kredietinformatie kan PontMeyer beter en effectiever te werk gaan. “Goed credit management begint bij een kwalitatief goed en solide klantacceptatiebeleid. We kunnen slagen maken in het kredietacceptatieproces, alsmede in het inschatten van de risico’s op non-betaling en het aanmaningsproces actiever benaderen. Het opvragen van een kredietinformatierapport is hierbij een verplicht criterium: enerzijds om dekking te verkrijgen bij de kredietverzekering, maar belangrijker nog, om de voorwaarde waarop we zaken doen met de klant op te stellen.”

Door de interne betalingservaringen te combineren met externe kredietinformatie heeft PontMeyer – dankzij monitoring – áltijd een 360° blik op haar debiteur. “We kunnen in het acceptatieproces al kiezen voor een lager risicoprofiel of als er alarmerende wijzigingen plaatsvinden tijdig bijsturen in het aanmaningsproces,” benadrukt Jonkman. De beschikbare data maakt het voor Credit en Control mogelijk om hoge risicoklanten te monitoren en daarmee risico’s te beperken. Kevin Jonkman licht toe, “Debiteuren die in een hoog risicoprofiel vallen – bijvoorbeeld omdat CreditDevice aangeeft dat het kredietadvies is gedaald of als wij zelf een vertragingen in het betalingsgedrag opmerken – worden strikter behandeld dan lage risicoklanten. Het hoge risicoprofiel bevat bijvoorbeeld meer belacties en brieven/e-mails waarin de debiteur strenger wordt aangesproken.

”Dankzij de borging van het beleid en het actief gebruiken van kredietinformatie hebben we de schades/risico’s bij nieuwe klanten kunnen verlagen met meer dan 50%.”

Risicoprofielen

Het team van Credit en Control bestaat uit ruim 10 personen. Zij beheren alle debiteuren met openstaande posten. “Het systeem deelt debiteuren op basis van het kredietadvies en betalingsgedrag in een risicoprofiel. Naast de beslissing of een klant op rekening mag kopen of niet, wordt aan de hand van het kredietadvies en het betalingsgedrag bepaald in welk risicoprofiel een debiteur terecht komt”.

Kevin legt uit: “Doordat de kredietscore bij PontMeyer direct gerelateerd is aan een risicoprofiel, kunnen we het aanmaningsproces precies afstemmen op de risicogroep. Heeft iemand een positieve score, dan zal hij zijn herinnering pas een week na de vervaldatum van de factuur ontvangen. Bij een negatieve score zitten we er bovenop en versturen we al veel eerder een rekeningoverzicht. Onze debiteurenbeheerders hebben elke dag een duidelijke taak: het afwerken van de actielijst. Het proces bestaat afwisselend uit bellen, sommeren of in een uiterst geval het proces van ‘uit handen geven’.” Een constante vinger aan de pols helpt een debiteur om niet in een betalingsachterstand terecht te komen. “En dat,” zegt Kevin, “is natuurlijk voor alle partijen een prettige manier van zakendoen.”

Dankzij een directe koppeling van kredietinformatie aan het credit management systeem heeft PontMeyer ‘goud in handen’, zoals Jonkman dat zegt. “Goud klinkt misschien wat overdreven, maar dankzij onze strikte processen met heldere criteria hebben we een positief effect op onze DSO laten zien. Elke wijziging in het risicoprofiel is voor ons van belang, zowel negatieve als positieve veranderingen willen we bij kunnen houden. Doordat we de kredietinformatie voor onze huidige klantenportefeuille up-to-date kunnen houden met monitoring is het mogelijk om áltijd op de hoogte te zijn van de laatste, meest actuele informatie.

Mede door dit actieve gebruik van kredietinformatie laat de DSO een dalende trend zien. Door de informatie van CreditDevice samen met het beheerpakket DirectDebiteur te gebruiken, hebben we grote stappen gezet voor de toekomst.”

Kostenbesparing door risicobeheersing

Credit management is bij PontMeyer in plaats van losse elementen ‘kredietinformatie’ en ‘debiteurenbeheer’ een gestroomlijnd proces van risico-analyse, debiteurenbeheer en het combineren van interne en externe data. “Waar het team Credit en Control eerst druk was met lijstjes en rapportages is het nu mogelijk om direct actie te ondernemen. We zijn effectiever, weten beter waar we aan toe zijn en kunnen besluiten nemen op basis van feiten. Dit leidt tot een heldere, eenduidige boodschap van Credit en Control naar de rest van de organisatie.”

Een aanmaningsproces volgens een maatwerk risicoprofiel leidt tot grote voordelen legt Kevin uit: “Doordat debiteuren steeds meer binnen de termijn betalen hebben we minder schademeldingen bij de kredietverzekeraar, dat leidt tot minder afschrijvingen, lagere premiekosten en – ons voornaamste doel – een gezonde cashflow.”

Kevin vervolgt: “Ons inziens zijn klantsegmentatie, dynamische risicoprofilering en een strikt en duidelijk (aanmanings)beleid de voorwaarden om goed credit management te kunnen beoefenen. Naast het realiseren van financiële resultaten als DSO verlaging, beperking van oninbare vorderingen en beheersbare ouderdom van de vorderingen, zijn we steeds beter in staat om de commercie te bedienen met het signaleren van kansen. Waar dit mogelijk is willen we aangeven waar de commercie effectief en met zo min mogelijk risico omzet en resultaat kan creëren.”