C. van Heezik-groep

Meer overzicht en beter inzicht met CreditDevice

We werken nu veel professioneler dan 3 jaar geleden en altijd vanuit één applicatie.

Volg ons op LinkedIn en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen!

“Voor goed debiteurenbeheer heb je veel meer nodig dan alleen een boekhoudpakket. Omdat we de verschillende modules van CreditDevice combineren, hebben we meer overzicht en betere inzichten, handelen we klachten sneller af en boeken we veel efficiencywinst. We werken nu veel professioneler en, misschien wel het belangrijkste, altijd vanuit één applicatie”, aldus Björn van den Bosch, Finance Manager bij C. van Heezik – groep.

Paard en trekschuit

Van Heezik bestaat volgend jaar 160 jaar. Het familiebedrijf, dat in 1860 met paard en trekschuit goederen over de Vecht ging vervoeren, groeide anno 2019 uit tot een logistieke onderneming met ruim 250 medewerkers. C. van Heezik is voornamelijk actief in drie verschillende markten: internationaal groupage vervoer (voornamelijk kleine deelladingen binnen Europa), vrieslogistiek en papierlogistiek. Voor de vrieslogistiek heeft C. van Heezik een groot vrieswarehouse, waarin de in-, op- en overslag van diepgevroren goederen bij een temperatuur van -23 graden Celsius plaatsvindt. Daarnaast verhuurt ze kantoor- en bedrijfsruimtes. Björn: “C. van Heezik bevindt zich in Utrecht en heeft daardoor een unieke centrale ligging, niet alleen in Nederland, maar in heel Europa.”

Toen we Björn interviewden voor deze klantcase, verraste hij ons met de mededeling dat hij op het punt stond om aan een nieuwe uitdaging te beginnen. “Nadat ik eerst 10 jaar in de accountancy heb gewerkt, ben ik inmiddels alweer 9 jaar werkzaam als Finance Manager bij C. van Heezik. Per 1 oktober start ik als Finance Manager bij Logisticon Water Treatment. Ik wilde vanuit Van Heezik nog graag meewerken aan deze klantcase, omdat we de afgelopen jaren vrijwel al onze credit management activiteiten vanuit de applicatie van CreditDevice zijn gaan doen. En hierover zijn we meer dan tevreden”, aldus Björn.

Moderniseren en stroomlijnen

Bij C. van Heezik stuurt Björn een team van vijf medewerkers aan. “Toen ik bij C. van Heezik aan de slag ging, kende ik het bedrijf en de processen al vrij goed, aangezien ik al vijf jaar als accountant bij de jaarrekeningcontrole betrokken was geweest. Procesmatig verliep het vrij goed, maar veel processen waren arbeidsintensief en op veel verschillende plekken belegd. C. van Heezik heeft grote maar ook veel kleinere klanten, zowel nationaal als internationaal. De operationele administraties van de verschillende activiteiten verzorgen zelf de facturatie aan hun eigen klanten. De klachten over de facturatie worden derhalve ook decentraal opgevolgd. Als centrale administratie wil je graag geïnformeerd blijven en grip op de afhandeling houden. Op een gegeven moment wilde ik dus graag moderniseren: gestroomlijnder, gestructureerder en efficiënter gaan werken. Bovendien vind ik dat de mensen binnen mijn team elkaar, tijdens ziekte of vakantie, eenvoudig moeten kunnen vervangen. Daarom zijn we in het voorjaar van 2016 gestart met de Credit Management Software van CreditDevice. Hoewel het team in het begin best een beetje huiverig was, zijn ze er nu zeer content mee.”

Van papier naar digitaal

Voordat C. van Heezik ging samenwerken met CreditDevice, gebruikten zij hun eigen boekhoudpakket. In dat pakket konden zij alleen herinneringen en aanmaningen op papier en met de post versturen. Björn: “Nu gaat alles digitaal, veel sneller en veel efficiënter. We merken dat onze e-mails veel serieuzer en sneller worden opgevolgd door onze klanten, doordat onze herinneringen en aanmaningen veel professioneler en beter afgestemd zijn op de ontvanger. Ook de interne opvolging werkt nu veel efficiënter en prettiger. Medewerkers pakken klachtenlijsten heel snel op en de actuele status van al onze klanten is voor iedereen inzichtelijk. Zo kunnen onze transportplanners bijvoorbeeld ook in het systeem kijken voordat ze een klant bellen en een nieuw transport aannemen. Het bijkomend voordeel van deze nieuwe werkwijze is dat we er veel papier mee besparen. Dat maakt kostentechnisch geen substantieel verschil, maar qua maatschappelijk verantwoord ondernemen dragen we zo wel ons steentje bij.”

Minder foutgevoelig

Met de Credit Management Software nam de foutgevoeligheid eveneens af. We werken bijvoorbeeld regelmatig voor vervoerders die ook voor ons rijden. Dan verrekenen we debiteuren- en crediteurenposities onderling met elkaar. Dat is soms ingewikkeld, zeker als dat allemaal handmatig gebeurde, zoals voorheen. CreditDevice heeft daarom een maatwerkoplossing ontwikkeld voor de onderlinge verrekening van de debiteuren-crediteurenpositie met onze relaties. Het systeem maakt de berekeningen automatisch ten behoeve van ons aanmaningstraject. Daar hebben we verder geen omkijken meer naar.”

Alles in één oogopslag

Als het nodig is maakt C. van Heezik ook gebruik van de Kredietinformatie van CreditDevice. Vooral bij grote nieuwe internationale klanten, maar regelmatig ook bij bestaande klanten. Daarnaast is C. van Heezik ook gaan werken met PolisManager. Björn: “Dat vind ik ook het mooie aan een bedrijf als CreditDevice. Ze blijven verder ontwikkelen, zo ook met PolisManager. Zulke software bestond nog niet en is een hele goede aanvulling op de andere modules, zeker als je zoals C. van Heezik kredietverzekerd bent. Wij hoeven nu niet meer apart bij onze kredietverzekeraar in te loggen, alles kan in hetzelfde systeem. Het is superoverzichtelijk, we zien in één oogopslag wat de limiet is bij de kredietverzekeraar en wat onze eigen limiet is. Ook zien we direct wat prioriteit heeft en bij welke klanten de limiet is overschreden. We kunnen dan snel beslissen om de limiet te verhogen of actief contact op te nemen met de klant. Voor onze debiteurenbeheerder is dat heel handig en noodzakelijk, aangezien we op dit moment met een factoringmaatschappij werken die tot de kredietlimiethoogte onze debiteurenvorderingen financiert. De factoringmaatschappij heeft ook inzage in onze software, zodat ze ons creditmanagementproces nauwlettend kunnen volgen. Ze hoeven geen aparte rapportages meer op te vragen, maar kunnen realtime meekijken. Dat scheelt alle partijen weer extra werk en tijd.”

Persoonlijk

“We vinden het bij C. van Heezik heel prettig om met CreditDevice samen te werken. Ze pakken zaken snel op en leveren het gewenste maatwerk. Als er een probleem is pakken we direct de telefoon en krijgen de juiste persoon met een snelle en goede oplossing te spreken. Ons probleem wordt dezelfde dag nog opgelost, zodat we geen vertragingen oplopen. Het gemak en de structuur van de software is de (beperkte) investering meer dan waard. In de afgelopen 3 jaar is het creditmanagementproces bij C. van Heezik verder geprofessionaliseerd, ondanks dat we nog niet het volle potentieel aan mogelijkheden van het systeem benutten. We kunnen op bepaalde punten nog pro-actiever zijn en door de mogelijkheden die PolisManager biedt ook nog geld besparen. We hebben in ieder geval enorme stappen voorwaarts gezet.”

Wil je weten wat CreditDevice voor je kan betekenen?

Neem online contact met ons op of bel naar 071-3640060

Of vraag vrijblijvend een online demo aan en doe vandaag nog een gratis credit check!