Data, wat is het en wat kun je ermee?

mail integratie 2

Vandaag de dag vliegen de termen over data, databeheer en kunstmatige intelligentie je om de oren. Alsof iedereen een opleiding hierin heeft gevolgd en weet wat al die termen precies betekenen. Hoe moet je als manager beslissingen nemen over de omgang met data in jouw organisatie, als je het datajargon niet vloeiend spreekt? Daarom leggen we in dit artikel in heldere taal uit wat data is en wat je er zoal mee kunt.

Wat is data?

De data binnen jouw bedrijf bestaat uit alle gegevens over alle gebeurtenissen en processen binnen de organisatie. Neem bijvoorbeeld je eigen financiële administratie. Daarin houd je dagelijks de belangrijkste informatie over de voortgang van jouw bedrijf bij. Dit kan in de vorm van gestructureerde data (zoals het Excel-overzicht van je medewerker dat netjes per kolom een andere post beschrijft) of in de vorm van ongestructureerde data (zoals die e-mail van je klant over een product dat niet voldoet aan de ge-stelde eisen). Omdat steeds meer processen digitaal verlopen, verzamelen we steeds meer data. Als je die data goed weet te ordenen, bewerken en onderhouden, kun je hier inzichten uit winnen waarmee je de bedrijfsvoering kunt verbeteren.

Momenteel zijn wij bij CreditDevice meerdere data-gestuurde tools aan het ontwikkelen die de financiele administratie ondersteunen. Daarmee kun je snel, eenvoudig en op een georganiseerde wijze taken afhandelen. Een voorbeeld is de Mail Integratie Module. Doordat wij aan de achterkant op een slimme manier ongestructureerde data (e-mails) structureren, krijgen onze relaties via een overzichtelijke interface direct inzicht in wat er wanneer gebeurt. Je ziet in één oogopslag welke verzoeken en/of acties worden verwacht van klanten of van jouw organisatie. Je ziet bijvoorbeeld wanneer betalingen plaatsvinden.

Hoe doen we dat?

Eerst hebben we geanalyseerd wat voor soort mails er binnenkomen in de financiële administratie en welke handelingen deze mails met zich meebrengen. Verder hebben we onderzoek gedaan naar welke data in combinatie met deze informatie onze relaties verder kan helpen in de bedrijfsvoering. Op die manier hebben we een random forest-algoritme gemaakt dat met grote nauwkeurigheid suggesties kan doen voor acties die nu nog handmatig gebeuren. De medewerker kan deze sug-gesties met één klik accepteren. We hebben de suggesties ook al gekoppeld aan factuurnummers. Wanneer je een mail krijgt met een klacht, weet je dus al gelijk over welke grote factuur die gaat, doordat deze informatie al direct op de achtergrond is gekoppeld. Je weet meteen dat deze mail meer aandacht vraagt dan een simpele vraag om een factuurkopie. Als manager kun je met deze informatie aansturen op een correcte afhandeling.

Handig voor jou?

Als je honderden of zelfs duizenden mails per jaar binnenkrijgt, kan deze module jouw bedrijfsvoe-ring flink vereenvoudigen. Al die mails eisen kostbare tijd van jou en je medewerkers. Ga maar na: openen en lezen van (soms overbodige) mails, een antwoord typen en daarvoor informatie opzoe-ken. Zonder dat je het beseft, slurpen al deze onnodige taken kostbare tijd en energie. Je mede-werkers kunnen in de bespaarde tijd problemen oplossen die de computer niet kan overnemen, zoals meer specialistische problemen of het onderhoud van persoonlijke relaties. Op den duur draagt dit bij aan een gezonde financiële administratie en aan tevredener medewerkers en klanten. Managers krijgen een beter overzicht, doordat ze met de nodige afstand naar het geheel kunnen blijven kijken, zonder steeds bij te hoeven springen.
Vraag je je af of dit handig is voor jouw bedrijf? Aarzel niet om contact op te nemen.

Meest gelezen