“Vooral in de eerste jaren is de DSO flink gedaald en sindsdien hebben we dat niveau weten te behouden, waardoor we ons werkkapitaal nu beter kunnen benutten.”
- Sydney Jongenelen | Financial Controller | Polvo
Polvo is een toonaangevende groep van verschillende ijzerwarenspeciaalzaken. Het bedrijf is ontstaan uit meerdere fusies en overnames tussen diverse bedrijven in de bouwindustrie. Polvo richt zich voornamelijk op zakelijke klanten (B2B) in de bouwsector. De klanten van Polvo zijn zowel kleine bedrijven als zeer grote ondernemingen. Sydney Jongenelen werkt sinds 2003 op de financiële afdeling van Polvo (gestart bij Leys), waar hij in ruim 19 jaar is doorgegroeid tot financial controller.
Sydney weet het belang van een goed werkend creditmanagementsysteem, zeker voor een bedrijf als Polvo. Met meer dan 50 vestigingen door heel Nederland is het overzichtelijk houden van financiële resultaten en veranderingen namelijk één van de belangrijkste taken binnen de organisatie.
De kredietwaardigheid van Polvo’s klanten
Sydney geeft aan dat er steeds meer ondernemingen die klant zijn bij Polvo moeite hebben om hun rekeningen op tijd te betalen. “Maar dat is momenteel in bijna elke sector zo”, zegt Sydney. Dat komt doordat er na de coronacrisis nog veel leningen openstaan bij bedrijven. Ook de hoge inflatie en de economische krimp maken het niet makkelijk voor bedrijven om hun hoofd boven water te houden. Sydney vertelt dat ze bij Polvo tevreden zijn over hun resultaten tijdens de coronacrisis. De macro-economische ontwikkelingen hebben ook effect op Polvo.
De keuze van Polvo voor een goed debiteurenbeheersysteem
Polvo merkte dat ze een effectiever debiteurenbeheer systeem nodig hadden toen het bedrijf groter werd in termen van klanten en werknemers. “Bij verschillende overnames kwamen er bedrijven en dus ook nieuwe klanten bij die we niet kenden. Dit moest overzichtelijk worden gemaakt en met een pakket als dat van CreditDevice konden we de bedrijven en afnemers goed in kaart brengen zonder ze altijd persoonlijk te hoeven kennen.”
De module voor kredietinformatie
Een van de belangrijkste voordelen van CreditDevice is volgens Sydney dat klanten of potentiële afnemers die niet (meer) kredietwaardig zijn, meteen zichtbaar worden in het systeem. Dankzij deze snelle waarschuwingen kan er eerder gereageerd worden op risicovolle situaties en zo kun je wanbetalers ontlopen. De gebruikers binnen onze organisatie zijn heel tevreden zijn over de software. Het is een compleet pakket en je hebt daardoor altijd overzicht over het hele creditmanagement. Zo hebben we ook een directe koppeling gemaakt met de uitschrijvingen van de KVK waar we wekelijks berichten van krijgen. Dit geeft veel inzicht en vermindert het risico, want als klanten je niet meer kunnen betalen, heb je een probleem.”
De software levert Polvo veel op
De modules hebben Polvo veel voordelen opgeleverd. Zo zegt Sydney dat één van de belangrijkste de verlaging van de DSO is geweest. “Vooral in de eerste jaren is de DSO flink gedaald en sindsdien hebben we dat niveau weten te behouden, waardoor we ons werkkapitaal nu beter kunnen benutten.” Daarnaast bespaart de software Polvo veel tijd en geld, omdat ze minder mensen nodig hebben op de afdeling debiteurenbeheer. Ook maakt de software het werk dat zij moeten doen veel overzichtelijker, zegt Sydney in het interview. “Het team op de afdeling kan meteen zien: wat zijn mijn werkzaamheden, wie moet ik bellen, wie moet ik mailen. Als je dat niet hebt, kun je soms een debiteur over het hoofd zien, wat weer voor meer werk en risico zorgt. Met een softwarepakket als CreditDevice maak je veel minder fouten, werk je efficiënter en bespaar je dus geld.”
Sydney’s favoriete modules
We vragen Sydney welke module hem het meest bevalt. “Dat is moeilijk kiezen,” zegt hij. “Elke module heeft zijn eigen charme. Ik ben vooral onder de indruk van de module managementinformatie, waarmee je allerlei rapportages kunt maken. Deze module geeft je een goed overzicht van wat de medewerkers doen en hoeveel geld er binnenkomt.” Ook PolisManager behoort volgens Sydney tot een van de beste modules. Bij Polvo werken ze al een lange tijd samen met kredietverzekeraar Coface. “Vroeger moest ik voor elke klant handmatig bijhouden wat de limiet was en wanneer de dekking afliep. Dat kostte veel tijd en was erg foutgevoelig. Met PolisManager krijg ik automatisch updates over mijn limieten en ratings. En het is heel handig dat ik met één klik een incasso kan indienen, want dat kan bij de verzekeraar zelf niet!”
