De beste tips voor een goede betalingsherinnering voor jouw klanten
Gemiddeld betalen bedrijven in Nederland hun facturen na 45 dagen bij een betaaltermijn van 30 dagen. Dit kan erg frustrerend zijn voor bedrijven. Feitelijk fungeer je als bank van je debiteur.
Uiteindelijk is goed en effectief debiteurenbeheer niet altijd gemakkelijk. Je wilt ervoor zorgen dat jouw factuur bovenaan de stapel ligt bij je debiteur. Wanneer je je geld gemiddeld 15 dagen eerder kan binnen krijgen, biedt dit veel ruimte in je werkkapitaal met alle voordelen van dien.
Graag geven wij een aantal tips om op een efficiente maar ook vriendelijke wijze je doel te bereiken: sneller betaald worden.
Wat is een betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering is een manier om klanten te attenderen op een openstaande factuur. De eerste betalingsherinnering is een vriendelijke herinnering voor je klant dat de eerste betalingstermijn is verstreken en dat er een betalingsachterstand is die voldaan moet worden. Het sturen van een betalingsherinnering is wettelijk verplicht.
Â
De eerste betalingsherinnering is altijd vriendelijk, omdat de klant een onschuldige reden kan hebben voor het niet betalen van de factuur. Ook is het mogelijk dat de klant al betaald heeft, maar deze nog niet verwerkt was voor het versturen van de herinnering. Er zitten daarom ook nog geen kosten aan deze herinnering verbonden.
Verschillende vormen van een betalingsherinnering
Er gelden geen vormvereisten voor een betalingsherinnering. De herinnering is rechtsgeldig:
- Schriftelijk per brief
- Schriftelijk per e-mail
- Telefonisch
- Mondeling
- Per SMS
Het is altijd goed om persoonlijk contact te hebben met je klanten. Telefonisch een klant op een vriendelijke manier attenderen om de factuur te betalen is de meest persoonlijke manier. Het zorgt er ook voor dat mensen sneller geneigd zijn om te betalen dan bij een betalingsherinnering per mail.
Â
Zorg er wel voor dat je dergelijk telefonisch contact altijd goed vastlegt in je interne systemen. Zodoende bouw je ook een dossier op mocht je onverhoopt in een juridische incassoprocedure belanden. Afhankelijk van je situatie is het niet altijd zinvol, of kostenefficiënt, om te bellen. Idealiter verstuur je bij het verstrijken van de betalingstermijn direct een betalingsherinnering.
Wat moet er in een betalingsherinnering staan?
Er zijn bepaalde elementen die sowieso in een betalingsherinnering moeten staan. Dat zijn:
- Het factuurnummer
- Vervaldatum (de verstreken factuur datum)
- Klant- en / of ordernummer
- Het te betalen bedrag
- Nieuwe datum waarop de betaling wordt verwacht
Tip: Voeg de factuur toe als bijlage in de mail. Dan kunnen klanten meteen zien over welke factuur het gaat.
-
Tip I:
Voeg de (kopie) factuur toe als bijlage in de mail. Dan kunnen klanten meteen zien over welke factuur het gaat.
-
Tip II:
Gebruik alleen betaallinks bij particulieren en kleinzakelijke bedrijven.
5 tips van onze experts om klanten te laten betalen, zonder ze te verliezen
Je wilt het contact met je klanten zo goed mogelijk houden, maar de facturen moeten wel betaald worden. Het sturen van een herinnering hoeft zeker geen negatief effect te hebben op je klantrelatie.Â
-
Tip 1: Neem je eigen betalingstermijn serieus
Stuur een betalingsherinnering het liefst een dag na het verlopen van de betalingstermijn. Zodra klanten merken dat jij niet bovenop je facturen zit, gaan ze er zelf ook sneller luchtig over denken. Neem dus altijd je eigen betalingstermijn serieus, dan doen klanten dat ook.
-
Tip 2: Evalueer het aankoopproces door vragen te stellen
Het sturen van een betalingsherinnering kan ook een evaluatie punt zijn. Komen je facturen wel goed aan? Komen ze niet in de spam folder terecht? Het kunnen allemaal onschuldige redenen zijn waarom de klant niet betaald heeft.
Het is goed om een betalingsherinnering mail zo persoonlijk mogelijk te maken. Stel vragen. Waarom heeft diegene niet betaald? Door een vraag te stellen voelen mensen zich ook geneigd om een antwoord te geven. Het antwoord geeft jou weer meer informatie over het aankoopproces. Je bent hoe dan ook in contact met je debiteur: dat is van groot belang en draagt bij om bovenop de stapel te komen van facturen die men gaat betalen.
-
Tip 3: Zorg voor het juiste type contact
Een betalingsherinnering kan in allerlei vormen verstuurd worden. Het is belangrijk om je klanten te segmenteren, zodoende de juiste tone of voice te gebruiken bij de verschillende typen klanten. Met je grootste klanten wil je wellicht altijd even bellen. Het is een extra contactmoment met de klant en op een vriendelijke manier loop je de openstaande posten door.
Naar een kleinere klant, bijvoorbeeld een zzp-er, wil je de herinnering misschien wel per sms versturen in de avonduren. Vaak is het niet betalen geen onwil maar ontbreekt het deze mensen aan de tijd. Het is daarom beter om s’avonds geautomatiseerd een e-mail of sms te sturen als ze thuis op de bank zitten zodat ze dmv een betaallink de factuur ook direct kunnen betalen.
-
Tip 4: Automatische opvolging van openstaande facturen
Zorg dat je in je debiteurenbeheer ondersteund wordt door de juiste tooling. Er zijn veel pakketten op de markt die je kunnen helpen met het automatisch versturen van de juiste herinnering / aanmaning / sommatie op het juiste moment.
Deze pakketten zijn er in verschillende vormen. Hoe complexer het debiteurenbeheer wordt, hoe meer ondersteuning je van een pakket verlangt rondom efficientie en automatisering. Zorg dat je het pakket neemt welke past bij jouw type organisatie
-
Tip 5: Het inschakelen van een incassobureau
Soms betaalt een klant nog steeds niet na het sturen van een aantal betalingsherinneringen. In een uiterst geval kan je ervoor kiezen om de factuur uit handen te geven bij een incassobureau voor een minnelijk traject.
Bij een goed ingericht debiteurenbeheer, ondersteund met de juiste credit management software, zal je zien dat het veel minder vaak nodig is om een incassobureau in te schakelen.
Het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning
Een betalingsherinnering is een vriendelijke manier om je klanten te attenderen op een achterstallige betaling. Er wordt altijd eerst een betalingsherinnering gestuurd. Een aanmaning is een laatste mogelijkheid voor de klant om te betalen zonder consequenties. Een aanmaning is minder vriendelijk en een stuk dwingender.
Sommatie
Een aanmaning kan ook meerdere malen gestuurd worden. De laatste aanmaning wordt ook wel een sommatie genoemd. Als er een sommatie is gestuurd weet de klant dat je vervolgstappen gaat nemen als deze niet betaald wordt.
Ingebrekestelling
Een ingebrekestelling is een laatste aanmaning waarop een termijn gesteld wordt voor de klant om te betalen. Vaak is dit een termijn van 2 weken. Als er dan niet betaald is dan wordt de klant schriftelijk meegedeeld dat hij zijn verplichtingen niet is nagekomen en aansprakelijk wordt gesteld.
Â
Naar een particulier dien je als laatste stap voor incasso altijd een WIK brief te sturen waarin je wijst op de kosten die de klant te wachten staat bij ingebreke blijven van betaling.
Verbeter je debiteurenbeheer met credit management sofware
Je kunt een groot deel van je debiteurenbeheer automatiseren door gebruik te maken van goede credit management software. Dit neemt veel werk uit handen.Â
Â
Door het debiteurenbeheer te optimaliseren met de juiste segmentatie van je debiteuren, waarbij er gecommuniceerd wordt via het meest effectieve kanaal, ga je grote resultaten boeken:
- Je krijg je geld sneller met binnen alle positieve gevolgen voor je werkkapitaal
- Je bent uiteindelijk veel minder tijd kwijt aan je debiteurenbeheer;
- Je openstaande facturen en acties automatisch bewaken;
- Je klanten gemakkelijk segmenteren. Benader je debiteuren op de juiste manier en voer acties uit op basis van klantkenmerken en betaalgedrag;
- Je betalingsherinnering automatisch versturen per e-mail of SMS;
Benieuwd hoe credit management software jou kan helpen je debiteurenbeheer efficiënter in te richten en schades te beperken? Neem contact met ons op of vraag vrijblijvend een online demo aan.
