DSO-Reduzierung, Zeitersparnis und Risikoreduzierung
- Marcel van Loveren | Kreditmanager | YoungCapital
Marcel van Loveren arbeitet seit drei Jahren als Kreditmanager bei YoungCapital . An seinem ersten Tag wurde Marcel mit den Produkten von CreditDevice vertraut gemacht. Die Kreditmanagement Software und das Kreditinformationsmodul waren gerade bei YoungCapital eingeführt worden.
„Die Zeit der Karteikästen liegt weit hinter uns. Wenn ich zurückblicke, frage ich mich, wie die Menschen jahrelang so arbeiten konnten. Zum Glück haben wir heute Zugang zu digitalen Lösungen für das Kreditmanagement. Ich muss sagen, dass ich mit all diesen technischen Entwicklungen sehr zufrieden bin“.
Kundenbetreuung 3.0 bei YoungCapital
Die Entwicklungen sind für Marcel nichts Neues. Seit er bei YoungCapital arbeitet, hat sich viel verändert. „Der Umsatz hat sich in drei Jahren mehr als verdreifacht. Wir haben Auslandsfilialen eröffnet und das Kreditmanagementteam hat sich verdoppelt. Wachstum kostet Zeit und Geld und das geht Hand in Hand mit Flexibilität. Unser Team hat sich mehr zu einer Kundendienstabteilung entwickelt, in der das Kreditmanagement ein wichtiger Bestandteil ist. Wenn es um den Kundenservice geht, müssen wir flexibel sein. Marcel erklärt: „Eine Rechnung ist der erste Kontakt mit einem Kunden, nachdem ein Geschäft abgeschlossen worden ist. In diesem Moment des Kontakts sind wir die Visitenkarte des Unternehmens, wir sehen und hören eine Menge. Das reicht von positiven bis hin zu negativen Rückmeldungen über unsere administrative Abwicklung. Es kann zum Beispiel vorkommen, dass ein Kunde unzufrieden ist und es deshalb versäumt, seine Rechnung zu bezahlen. Es kann aber auch sein, dass ein Kunde aufgrund von Zahlungsproblemen nicht zahlt. Als Kundendienst sind wir in der Lage, diese Signale aufzugreifen und entsprechend zu handeln. Auf diese Weise sind wir wirklich ein verlängerter Arm unseres Vertriebsteams„.
Enger Kontakt mit der gesamten Organisation
„Neben der engen Zusammenarbeit mit dem Vertrieb haben wir auch direkten Kontakt mit dem Rest des Unternehmens. Wenn man das Kreditmanagement richtig durchführt, spricht man mit allen Abteilungen des Unternehmens: dem Vertrieb, dem Back-Office und auch den Finanzen. Wenn man mit allen kommuniziert und die Prozesse versteht, kann man eine wichtigere Rolle innerhalb des Unternehmens einnehmen. Das hat zur Folge, dass die Leute für Informationen zu Ihnen kommen. Während sich das traditionelle Kreditmanagement ausschließlich auf das Eintreiben von Geld konzentriert, will das YoungCapital-Team mehr. „Als Kundendienstabteilung muss man sich automatisch mit der Qualität der Rechnungsstellung, der Registrierung von Beschwerden und dem Service befassen. Indem wir so arbeiten, nehmen wir anderen Abteilungen eine Menge Arbeit ab.
- „So wird man von einem 'Geldeintreiber' zu einer großen, verantwortungsvollen Abteilung, was unsere Arbeit viel dynamischer macht".
Automatisierung
Dass man besser zusammenarbeiten kann, wenn man sich gegenseitig versteht, ist nichts Neues. Aber dass man sich die Arbeit erleichtern kann, indem man das Prozesswissen optimal nutzt, ist schon interessanter. Aber wie macht man das?
„Eigentlich kann man es so sehen„, sagt Marcel, „wenn man die Prozesse des Vertriebs, Kundendienst und Verwaltung kennt, weiß man auch genau, welche Schritte ein Kunde durchläuft. Wir überwachen diese Schritte und versuchen, sie zu verbessern. Gleichzeitig achten wir darauf, dass der Kreditmanagementprozess und die anderen Prozesse nahtlos ineinandergreifen. Es muss für den Kunden richtig sein“. Marcel: „Wenn alle Prozesse zusammenpassen und dies für den Kunden logisch ist, ist die Automatisierung eine offensichtliche Konsequenz„. Marcel bezieht sich dabei auf den gesamten Kundenprozess von A bis Z. „Neue Kunden durchlaufen zum Beispiel zunächst einen Kundenannahmeprozess. Hierfür nutzen wir das Modul Kreditauskunft von CreditDevice, das vollständig in die Credit Management Software integriert ist. Eine Ampel zeigt dem Vertrieb, ob er mit einem Interessenten ins Geschäft kommen kann oder nicht. Steht die Ampel auf Grün, kann er den Prozess fortsetzen: Die gewünschten Leistungen können eingekauft, Stunden registriert und schließlich die Rechnung verschickt werden. Unsere Kundendienstabteilung muss sich nur noch um die Interessenten kümmern, die nicht durchkommen, was viel Zeit spart.“
- "CreditDevice ist kein Lieferant, sondern ein Partner"
Die Zukunft des Kreditmanagements
Je nach Kundengröße, Kundenart und Auskunftsbericht von CreditDevice wird ein Kunde einem Risikoprofil zugeordnet. Das Risikoprofil wird auf den Kreditmanagementprozess angewendet und unterscheidet sich in der Tonalität, aber auch in der Durchlaufzeit. „Da alle CreditDevice-Module miteinander integriert sind, haben wir alle Kunden- und Debitoreninformationen an einem Ort. Welche Daten wurden bei der Kundenannahme erhoben, wie hoch ist das Kreditlimit und warum ist dieses Risikoprofil zugeordnet? Wir wollen mit unseren Kunden in der richtigen Tonlage sprechen. Der Ansatz ist völlig unterschiedlich, wenn man mit Geschäftskunden und Privatpersonen oder mit multinationalen Unternehmen und Freiberuflern spricht. Indem wir jeden anders ansprechen, helfen wir, die Kundenbeziehungen optimal zu pflegen“.
Privatpersonen und Freiberuflern bieten wir zum Beispiel die Möglichkeit der Online-Zahlung (per E-Mail oder SMS), während die meisten Großkunden lieber wöchentliche Abrechnungen erhalten. „Wir können jeden bedienen, und genau das ist es, was Kundenservice ausmacht und warum wir mit unseren derzeitigen Kreditmanagementlösungen so zufrieden sind. Dank der Automatisierung haben wir jetzt Zeit, Kundenbeziehungen aufzubauen und zu pflegen. „Marcel geht davon aus, dass in Zukunft noch viel mehr automatisiert werden wird:“ Wenn es keine Besonderheiten gibt, gibt es keinen Grund, den Kreditmanagementprozess zu unterbrechen. Das System kann dann selbst entscheiden, ob die voreingestellten Arbeitsabläufe durchlaufen werden können oder auf ein höheres Risikoprofil ausgeweitet werden müssen“.
Berichte
Partner durch dick und dünn
YoungCapital nutzt verschiedene Module von CreditDevice. „Dies führt zu einer Reduzierung der DSO, Zeitersparnis und Risikoreduzierung“, sagt Marcel van Loveren. „Der Umsatz ist in drei Jahren um mehr als 400 Millionen Euro gewachsen. Ein solches Wachstum erfordert Flexibilität und flexible Partner. CreditDevice bietet uns das gleiche Maß an Flexibilität und ist im Laufe der Jahre mit uns gewachsen. Das ist eine wichtige Eigenschaft für einen guten Partner, denn auf diese Weise kann man neue, wertvolle Lösungen zur Verbesserung des Kreditmanagements entwickeln. „Marcel erklärt: „Diese Verbesserungen können nur im ständigen Austausch miteinander stattfinden, deshalb sehen wir CreditDevice nicht als Lieferant, sondern als Partner.“
„Durch die gute Beziehung und Zusammenarbeit zwischen YoungCapital und CreditDevice hat man oft das Gefühl, dass die IT-Abteilung von CreditDevice ein verlängerter Arm unserer eigenen Organisation ist. CreditDevice denkt mit uns mit und unterstützt uns, wo es möglich ist, damit wir unsere Arbeit so schnell und einfach wie möglich erledigen können. CreditDevice ist immer offen für Ideen, bleibt aber realistisch. Wenn ich anrufe, erhalte ich kein Ticket, sondern ein vertrautes Gesicht geht ans Telefon. Diese persönliche Note gibt mir immer das Gefühl, willkommen zu sein“.
