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Die besten Tipps für eine gute Zahlungserinnerung für Ihre Kunden

Im Durchschnitt bezahlen Unternehmen in den Niederlanden ihre Rechnungen nach 45 Tagen mit einer Zahlungsfrist von 30 Tagen. Dies kann für Unternehmen sehr frustrierend sein. Tatsächlich fungieren Sie als Bank Ihres Schuldners.

Letztendlich ist ein gutes und effektives Kreditmanagement nicht immer einfach. Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Rechnung bei Ihrem Schuldner ganz oben auf dem Stapel steht. Wenn Sie Ihr Geld durchschnittlich 15 Tage früher erhalten können, bietet dies viel Platz in Ihrem Betriebskapital mit allen damit verbundenen Vorteilen.

Wir möchten Ihnen eine Reihe von Tipps geben, um Ihr Ziel auf effiziente, aber auch freundliche Weise zu erreichen: schneller bezahlt zu werden.

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Eine Zahlungserinnerung ist eine Möglichkeit, Kunden auf eine offene Rechnung aufmerksam zu machen. Die erste Zahlungserinnerung ist eine freundliche Erinnerung an Ihren Kunden, dass die erste Zahlungsfrist abgelaufen ist und Zahlungsrückstände zu zahlen sind. Das Senden einer Zahlungserinnerung ist gesetzlich vorgeschrieben.

Die erste Zahlungserinnerung ist immer freundlich, da der Kunde einen unschuldigen Grund haben kann, die Rechnung nicht zu bezahlen. Es ist auch möglich, dass der Kunde bereits bezahlt hat, diese jedoch vor dem Versenden der Mahnung noch nicht bearbeitet wurde. Daher sind mit dieser Erinnerung keine Kosten verbunden.

Verschiedene Formen der Zahlungserinnerung

Es gibt keine formalen Anforderungen für eine Zahlungserinnerung. Die Erinnerung ist rechtsgültig:

  • Schriftlich per Brief
  • Schriftlich per E-Mail
  • Telefonisch
  • Oral
  • Per SMS

Es ist immer gut, persönlichen Kontakt zu Ihren Kunden zu haben. Die persönlichste telefonische Benachrichtigung eines Kunden über die Bezahlung der Rechnung ist die persönlichste Methode. Es stellt auch sicher, dass Personen mit größerer Wahrscheinlichkeit zahlen als mit einer Zahlungserinnerung per E-Mail.

Stellen Sie sicher, dass Sie einen solchen Telefonkontakt immer in Ihren internen Systemen aufzeichnen. Auf diese Weise erstellen Sie auch eine Datei für den unwahrscheinlichen Fall, dass Sie in ein rechtliches Erhebungsverfahren geraten. Abhängig von Ihrer Situation ist es nicht immer nützlich oder kosteneffizient, anzurufen. Im Idealfall senden Sie sofort nach Ablauf der Zahlungsfrist eine Zahlungserinnerung.

Was sollte in einer Zahlungserinnerung enthalten sein?

Es gibt bestimmte Elemente, die ohnehin in einer Zahlungserinnerung enthalten sein sollten. Jene sind:

  • Die Rechnungsnummer
  • Fälligkeitsdatum (das abgelaufene Rechnungsdatum)
  • Kunden- und / oder Bestellnummer
  • Der zu zahlende Betrag
  • Neuer Termin, an dem die Zahlung erwartet wird

Es ist immer gut, dem Kunden die Zahlung so einfach wie möglich zu machen. Die Zahlungsschwelle ist dann niedriger. Auf diese Weise können Sie die Kontonummer erneut benennen. Es ist jedoch noch besser, einen Zahlungslink in die E-Mail aufzunehmen. Mit einem Knopfdruck können Ihre Kunden die ausstehende Rechnung sofort bezahlen.

Tipp: Fügen Sie die Rechnung als Anhang in die E-Mail ein. Dann können Kunden sofort sehen, um welche Rechnung es sich handelt.

  • Tipp I:
    Fügen Sie die (Kopier-) Rechnung als Anhang in die E-Mail ein. Dann können Kunden sofort sehen, um welche Rechnung es sich handelt.
  • Tipp II:
    Verwenden Sie Zahlungslinks nur für Privatpersonen und kleine Unternehmen.

5 Tipps von unseren Experten, damit Kunden zahlen, ohne sie zu verlieren

Sie möchten den Kontakt zu Ihren Kunden so gut wie möglich halten, müssen aber die Rechnungen bezahlen. Das Senden einer Erinnerung muss sich nicht negativ auf Ihre Kundenbeziehung auswirken. 

  • Tipp 1: Nehmen Sie Ihre eigene Zahlungsfrist ernst
    Senden Sie vorzugsweise eine Zahlungserinnerung einen Tag nach Ablauf der Zahlungsfrist. Sobald Kunden bemerken, dass Sie Ihre Rechnungen nicht im Griff haben, denken sie auch selbst leicht darüber nach. Nehmen Sie also immer Ihre eigene Zahlungsfrist ernst, und die Kunden werden das Gleiche tun.
  • Tipp 2: Bewerten Sie den Kaufprozess, indem Sie Fragen stellen
    Das Senden einer Zahlungserinnerung kann auch ein Bewertungspunkt sein. Kommen Ihre Rechnungen richtig an? Werden sie nicht im Spam-Ordner gespeichert? Dies können alles harmlose Gründe sein, warum der Kunde nicht bezahlt hat.

    Es ist gut, eine Zahlungserinnerungs-E-Mail so persönlich wie möglich zu gestalten. Fragen stellen. Warum haben sie nicht bezahlt? Wenn man eine Frage stellt, fühlen sich die Leute auch geneigt zu antworten. Die Antwort gibt Ihnen weitere Informationen zum Kaufvorgang. In jedem Fall stehen Sie in Kontakt mit Ihrem Schuldner: Das ist sehr wichtig und trägt dazu bei, auf den Stapel von Rechnungen zu kommen, den die Leute bezahlen werden.
  • Tipp 3: Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Kontakttyp haben
    Eine Zahlungserinnerung kann in allen möglichen Formen gesendet werden. Es ist wichtig, Ihre Kunden zu segmentieren, um den richtigen Ton für die verschiedenen Kundentypen zu verwenden. Vielleicht möchten Sie Ihre größten Kunden immer anrufen. Es ist ein zusätzlicher Moment des Kontakts mit dem Kunden und Sie gehen die herausragenden Artikel auf freundliche Weise durch.

    Möglicherweise möchten Sie die Erinnerung abends per SMS an einen kleineren Kunden senden, z. B. einen Selbständigen. Oft ist das Nichtbezahlen keine Abneigung, aber diesen Menschen fehlt die Zeit. Es ist daher besser, abends, wenn sie zu Hause auf der Couch sind, automatisch eine E-Mail oder eine Textnachricht zu senden, damit sie die Rechnung auch direkt über einen Zahlungslink bezahlen können.
  • Tipp 4: Automatische Nachverfolgung ausstehender Rechnungen
    Stellen Sie sicher, dass Sie von den richtigen Tools in Ihrem Kreditmanagement unterstützt werden. Es gibt viele Pakete auf dem Markt, mit denen Sie automatisch die richtige Erinnerung / Erinnerung / Vorladung zur richtigen Zeit senden können.

    Diese Pakete gibt es in verschiedenen Formen. Je komplexer das Kreditmanagement wird, desto mehr Unterstützung benötigen Sie von einem Paket rund um Effizienz und Automatisierung. Stellen Sie sicher, dass Sie das Paket nehmen, das zu Ihrer Art von Organisation passt
  • Tipp 5: Ein Inkassobüro anrufen
    Manchmal zahlt ein Kunde nach dem Senden einer Reihe von Zahlungserinnerungen immer noch nicht. Im Extremfall können Sie die Rechnung für einen gütlichen Prozess an ein Inkassobüro übergeben.

    Mit einem gut konzipierten Kreditmanagement, das mit der richtigen Kreditmanagementsoftware unterstützt wird, werden Sie feststellen, dass es viel weniger notwendig ist, ein Inkassobüro hinzuzuziehen.

Der Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung

Eine Zahlungserinnerung ist eine freundliche Möglichkeit, Ihre Kunden auf eine überfällige Zahlung aufmerksam zu machen. Eine Zahlungserinnerung wird immer zuerst gesendet. Eine Mahnung ist eine letzte Möglichkeit für den Kunden, ohne Konsequenzen zu zahlen. Eine Erinnerung ist weniger freundlich und viel überzeugender.

Summe

Eine Erinnerung kann auch mehrmals gesendet werden. Die letzte Erinnerung wird auch als Vorladung bezeichnet. Wenn eine Anfrage gesendet wurde, weiß der Kunde, dass Sie die nächsten Schritte unternehmen werden, wenn diese nicht bezahlt wird.

Mahnung

Eine Inverzugsetzung ist eine letzte Mahnung, für die eine Zahlungsfrist für den Kunden festgelegt wird. Dies ist oft ein Zeitraum von 2 Wochen. Wenn bis dahin keine Zahlung geleistet wurde, wird der Kunde schriftlich darüber informiert, dass er seinen Verpflichtungen nicht nachgekommen ist und haftbar gemacht wird.

Als letzten Schritt zur Abholung sollten Sie immer einen WIK-Brief an eine Privatperson senden, in dem Sie auf die Kosten hinweisen, die der Kunde bei Zahlungsverzug erwarten kann.

Verbessern Sie Ihr Kreditmanagement mit Kreditmanagementsoftware

Sie können einen großen Teil Ihres Kreditmanagements mithilfe einer guten Kreditmanagementsoftware automatisieren. Dies nimmt Ihnen viel Arbeit ab.

Durch die Optimierung des Kreditmanagements mit der richtigen Segmentierung Ihrer Schuldner, bei der die Kommunikation über den effektivsten Kanal erfolgt, erzielen Sie hervorragende Ergebnisse:

  • Sie erhalten Ihr Geld schneller mit all den positiven Konsequenzen für Ihr Betriebskapital
  • Letztendlich verbringen Sie viel weniger Zeit mit Ihrem Kreditmanagement.
  • Überwachen Sie automatisch Ihre ausstehenden Rechnungen und Werbeaktionen.
  • Segmentieren Sie Ihre Kunden einfach. Gehen Sie richtig mit Ihren Schuldnern um und ergreifen Sie Maßnahmen, die auf Kundenmerkmalen und Zahlungsverhalten basieren.
  • Senden Sie Ihre Zahlungserinnerung automatisch per E-Mail oder SMS.

Sie fragen sich, wie Sie mit Ihrer credit management software Ihr Kreditmanagement effizienter organisieren und Verluste begrenzen können? Kontaktieren Sie uns oder fordern Sie unverbindlich eine Online-Demo an.

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