"Vor allem in den ersten Jahren ist die DSO deutlich gesunken und wir konnten dieses Niveau seitdem halten, was bedeutet, dass wir unser Betriebskapital nun besser nutzen können."
- Sydney Jongenelen | Financial Controller | Polvo
Polvo ist eine führende Gruppe von mehreren Baumärkten. Das Unternehmen ist aus mehreren Fusionen und Übernahmen zwischen verschiedenen Unternehmen der Baubranche entstanden. Polvo konzentriert sich hauptsächlich auf Geschäftskunden (B2B) in der Baubranche. Zu den Kunden von Polvo gehören sowohl kleine Unternehmen als auch sehr große Konzerne. Sydney Jongenelen arbeitet seit 2003 in der Finanzabteilung von Polvo (er begann bei Leys), wo er sich in über 19 Jahren zum Finanzcontroller entwickelt hat.
Sydney weiß, wie wichtig ein gut funktionierendes Kreditmanagementsystem ist, insbesondere für ein Unternehmen wie Polvo. Bei mehr als 50 Niederlassungen im ganzen Land ist es eine der wichtigsten Aufgaben innerhalb der Organisation, den Überblick über die finanziellen Ergebnisse und Veränderungen zu behalten.
Die Kreditwürdigkeit der Kunden von Polvo
Sydney weist darauf hin, dass immer mehr Unternehmen, die Kunden von Polvo sind, Schwierigkeiten haben, ihre Rechnungen pünktlich zu bezahlen. „Aber das ist im Moment in fast jeder Branche so“, sagt Sydney. Das liegt daran, dass nach der Corona-Krise noch viele Kredite bei den Unternehmen offen sind. Auch die hohe Inflation und der wirtschaftliche Abschwung machen es den Unternehmen schwer, sich über Wasser zu halten. Sydney sagt, dass sie bei Polvo mit ihren Ergebnissen während der Corona-Krise zufrieden sind. Die makroökonomischen Entwicklungen wirken sich auch auf Polvo aus.
Polvo's Entscheidung für ein gutes Debitorenmanagementsystem
Polvo stellte fest, dass sie ein effektiveres Debitorenmanagementsystem brauchten, als das Unternehmen in Bezug auf Kunden und Mitarbeiter größer wurde. „Mehrere Übernahmen brachten Unternehmen und damit neue Kunden mit sich, die wir nicht kannten. Das musste geklärt werden, und mit einem Paket wie dem von CreditDevice waren wir in der Lage, die Unternehmen und Käufer richtig zuzuordnen, ohne sie immer persönlich kennen zu müssen.“
Das Modul Kreditinformationen
Einer der Hauptvorteile von CreditDevice ist laut Sydney, dass Kunden oder potenzielle Käufer, die nicht (oder nicht mehr) kreditwürdig sind, sofort im System sichtbar werden. Dank dieser schnellen Warnungen kann auf riskante Situationen früher reagiert werden, so dass man säumige Zahler vermeiden kann. Die Benutzer in unserem Unternehmen sind sehr zufrieden mit der Software. Es handelt sich um ein Komplettpaket, so dass man immer einen Überblick über das gesamte Kreditmanagement hat. Wir haben auch eine direkte Verbindung zu den Abmeldungen bei der Handelskammer hergestellt, von der wir wöchentlich Berichte erhalten. Das gibt einen guten Einblick und reduziert das Risiko, denn wenn Kunden nicht mehr zahlen können, hat man ein Problem.“
Die Software bietet Polvo viele Vorteile
Die Module haben Polvo viele Vorteile gebracht. Einer der wichtigsten ist laut Sydney beispielsweise die Verringerung der DSO. „Vor allem in den ersten Jahren ging die Außenstandsquote deutlich zurück, und seither konnten wir dieses Niveau halten, was bedeutet, dass wir unser Betriebskapital nun besser nutzen können.“ Darüber hinaus spart Polvo durch die Software viel Zeit und Geld, da weniger Mitarbeiter in der Debitorenbuchhaltung benötigt werden. Die Software macht auch die Arbeit, die sie erledigen müssen, viel überschaubarer, sagt Sydney in dem Interview. „Das Team in der Abteilung kann sofort sehen: Was sind meine Aktivitäten, wen sollte ich anrufen, wem sollte ich eine E-Mail schreiben. Wenn man das nicht hat, kann man manchmal einen Schuldner übersehen, was wiederum mehr Arbeit und Risiko bedeutet. Mit einem Softwarepaket wie CreditDevice macht man viel weniger Fehler, arbeitet effizienter und spart so Geld.“
Sydneys Lieblingsmodule
Wir fragen Sydney, welches Modul ihm am besten gefällt. „Das ist schwer zu sagen“, sagt er. „Jedes Modul hat seinen eigenen Charme. Besonders beeindruckt bin ich vom Management-Informationsmodul, mit dem man alle Arten von Berichten erstellen kann. Mit diesem Modul erhält man einen guten Überblick darüber, was die Mitarbeiter tun und wie viel Geld sie einnehmen.“ Sydney sagt auch, dass PolisManager eines der besten Module ist. Bei Polvo arbeitet man schon seit langem mit dem Kreditversicherer Coface zusammen. „Früher musste ich das Limit für jeden Kunden und den Zeitpunkt, an dem die Deckung ablief, manuell verfolgen. Das hat viel Zeit gekostet und war sehr fehleranfällig. Mit PolisManager erhalte ich automatische Updates zu meinen Limits und Ratings. Und es ist sehr praktisch, dass ich mit einem Klick eine Lastschrift einreichen kann, denn das ist beim Versicherer selbst nicht möglich!“
