Leveranciersmanagement omvat alle activiteiten die gericht zijn op het verkennen, starten, onderhouden en verder ontwikkelen van samenwerkingen met leveranciers. Ook het bouwen en uitbouwen van een relatie behoort hierbij. Een begrip dat een onderdeel is van leveranciersmanagement is contractmanagement. Hierbij wordt de focus gelegd op het managen van afspraken tussen een organisatie en een leverancier. Contractmanagement richt zich daarnaast ook op een intensieve duurzame samenwerking met leveranciers, waarbij wederzijds begrip, vertrouwen, open communicatie en winstgevendheid centraal staan voor een samenwerking. Het aangaan van een contractuele samenwerking zorgt voor een wederzijdse afhankelijkheid. Zowel de organisatie als de leverancier hebben elkaar nodig om de afgesproken werkzaamheden te kunnen bewerkstelligen.

Factoren bij leveranciersmanagement

Binnen leveranciersmanagement zijn er een drietal factoren die meegenomen dienen te worden in het proces:

• Voortgangsreportages

Voortgangsreportages die worden samengesteld bij de contractadministratie dienen als basis voor de evaluatie van verbetertrajecten.

• Benchmarking

Benchmarking is een middel om te controleren of contractafspraken marktconform zijn.

• Regulier overleg

Regulier overleg vindt plaats om de onderlinge samenwerking te monitoren en waar nodig bij te sturen om voortgang te realiseren.

Zowel voortgangsreportages, benchmarking en regulier overleg kunnen de performance en afspraken met de leverancier verbeteren. Zodra een contract tussen organisatie en leverancier wordt beëindigd, begint het gehele inkoopproces bij een nieuwe samenwerking weer vanaf het begin. De ervaring die bij eerdere samenwerkingen is opgedaan kan worden gebruikt bij de totstandkoming van nieuwe contracten.

Voorbeeld leveranciersmanagement

Uit de praktijk blijkt dat contractuele samenwerkingen onbedoeld kunnen worden verstoord doordat zowel organisatie als leverancier niet goed omgaan met elkaar. De output van de leverancier wordt hoofdzakelijk bepaald door de relatiekwaliteit en in mindere mate door zaken als voorschriften, programma’s van eisen en contracten. Er zijn een aantal factoren die bepalend zijn voor de relatiekwaliteit in de in- en verkoop. Het ontbreken van deze factoren kunnen leiden tot de volgende belemmeringen in contractrelaties:

• Een organisatie wenst producten zo goedkoop mogelijk in te kopen. Een leverancier wenst producten voor de maximale prijs te kunnen verkopen. Dit maakt het moeilijk om tot een wederzijds akkoord te komen en heeft een conflict of interest tot gevolg;
• Leveranciers beloven om veel opdrachten binnen te halen en geven klanten het gevoel dat zij volkomen begrepen worden in hun behoefte. Echter is er geen zekerheid dat gemaakte beloftes kunnen worden nagekomen;
• Risico’s en tegenvallers worden op de ander afgewenteld;
• De pro-activiteit van de leverancier neemt af wanneer er een opdracht is binnengehaald.