Met CreditDevice verruilde Olympia losse Excel-, Word- en Outlook-processen voor een centrale werkwijze. Het team volgt debiteuren eerder op, haalt rapportages uit het systeem en merkt het effect in de cashflow.

Toen Jaap Waalewijn in 2025 aan de slag ging met de verdere ontwikkeling van het debiteurenbeheer bij Olympia, lag er een duidelijke ambitie: meer kennis binnen de eigen organisatie opbouwen, de verantwoordelijkheid nadrukkelijker bij het team leggen en het proces zo inrichten dat er dagelijks efficiënt mee gewerkt kon worden.

Een deel van het debiteurenbeheer werd op dat moment extern uitgevoerd. Olympia koos ervoor om steeds meer activiteiten zelf op te pakken. Voor Jaap was dat een logisch moment om niet alleen naar de organisatie van het team te kijken, maar ook naar de systemen die het proces moesten ondersteunen.

Meer regie binnen het eigen team

Jaap werkt inmiddels ruim vijf jaar bij Olympia en heeft daarnaast jarenlange ervaring binnen creditmanagement. Vanuit die ervaring wist hij goed hoe hij het debiteurenbeheer wilde organiseren: dicht bij de operatie, met duidelijke verantwoordelijkheden en met voldoende inzicht om gericht bij te kunnen sturen.

Olympia bouwde daarom verder aan een compact team dat zowel het debiteurenbeheer als een deel van de betalingsverwerking zelf uitvoert. Dat zorgt voor korte lijnen en maakt het eenvoudiger om kennis binnen de organisatie te delen.

Volgens Jaap werkt die manier van samenwerken prettig:

“Het is een stuk leuker geworden. En iedereen ziet ook dat het gewoon veel beter gaat.”

Die ontwikkeling vroeg tegelijkertijd om een systeem dat het team in de dagelijkse praktijk kon ondersteunen.

Een systeem dat aansluit op de praktijk

Jaap kende vanuit eerdere functies verschillende creditmanagementoplossingen en wist daardoor goed waar hij naar zocht. Bij de keuze voor een nieuw systeem vergeleek hij CreditDevice onder andere met Onguard. Al vroeg in het traject had CreditDevice zijn voorkeur. Dat zat voor hem niet zozeer in de prijs, maar vooral in de combinatie van gebruiksvriendelijkheid, volledigheid en de mogelijkheden voor verdere ontwikkeling.

“Klantvriendelijk, duidelijk, alles zat erin wat we moeten hebben en meer.”

Later vat hij dat nog eenvoudiger samen:

“Het is simpel, maar wel effectief.”

Juist voor een team dat een nieuwe werkwijze verder aan het vormgeven was, speelde die toegankelijkheid een belangrijke rol. Medewerkers moesten snel met het systeem kunnen werken, zonder dat de implementatie onnodig complex werd.

Eerst een goede basis neerzetten

De implementatie werd bewust zorgvuldig aangepakt. De oorspronkelijke ambitie was om rond de jaarwisseling live te gaan. De livegang werd uiteindelijk verschoven naar mei 2026 om de koppeling met AFAS zorgvuldig en volledig in te richten. Die aanpak paste ook bij de samenwerking met CreditDevice: doelgericht werken, transparant zijn over wat nog uitgezocht moet worden en samen zoeken naar een passende oplossing.

Over de samenwerking met consultant Hugo zegt Jaap:

“Ik kan met Hugo lezen en schrijven. Hugo is net als ik heel direct. Gewoon geen nonsens.”

Voor Jaap zijn juist die korte lijnen en open communicatie belangrijk tijdens een implementatietraject.

Eén centrale werkwijze voor 700 tot 800 actieve debiteuren

Een belangrijke stap was het centraliseren van informatie en werkzaamheden. Voorheen gebruikte Olympia verschillende hulpmiddelen, waaronder Excel, Word en Outlook. Relevante informatie is tijdens de implementatie overgebracht naar CreditDevice en steeds meer onderdelen van het proces worden nu vanuit één centrale omgeving uitgevoerd.

Olympia heeft ongeveer 700 tot 800 actieve zakelijke debiteuren. Binnen CreditDevice werkt het team met verschillende portefeuilles en actiepaden, bijvoorbeeld voor verzekerde en onverzekerde debiteuren en keyaccounts.

Daardoor is voor medewerkers duidelijker welke acties nodig zijn, wie verantwoordelijk is en welke opvolging bij een klant past. Ook tijdens vakanties en afwezigheid is het eenvoudiger om werkzaamheden van elkaar over te nemen, omdat informatie centraal beschikbaar is.

Eerder en consistenter opvolgen

Een van de belangrijkste verbeteringen is dat Olympia debiteuren eerder in het proces kan opvolgen.

Voor een deel van de MKB-portefeuille vond intensievere opvolging voorheen op een later moment plaats. Dankzij de nieuwe inrichting kan het team nu vanaf het begin van het proces gestructureerd actie ondernemen.

Jaap merkt daarvan ook het effect in het betaalgedrag:

“Nu zitten we er met één dag bovenop. Dus qua cashflow merken we dat echt enorm.”

Doordat klanten eerder worden benaderd en acties consequenter worden opgevolgd, ziet Jaap dat betalingen sneller binnenkomen. Ook de betalingsverwerking is verder binnen Olympia georganiseerd, waardoor openstaande betalingen sneller kunnen worden verwerkt.

Voor Jaap is daarbij vooral de combinatie belangrijk. De resultaten komen niet alleen vanuit de software, maar uit het samenspel tussen een betrokken team, duidelijke processen en systemen die daarop aansluiten.

Rapportages direct beschikbaar vanuit CreditDevice

Ook op het gebied van rapportages heeft Olympia stappen gezet. Verschillende rapportages die eerder met behulp van Excel werden samengesteld, zijn nu in CreditDevice ingericht.

Zo ontvangt Jaap dagelijks automatisch de OPL en kan hij onder andere een risicorapportage voor franchisevestigingen rechtstreeks vanuit het systeem genereren. Daarmee is relevante stuurinformatie centraal beschikbaar en hoeft dezelfde informatie niet meer handmatig te worden verzameld.

CreditDevice dacht daarbij goed mee over het opnieuw opbouwen van onze bestaande rapportages. Volgens Jaap werd die rapportage ook door de franchisevestigingen positief ontvangen.

Sturen op cijfers waarop het team invloed heeft

Nu processen en informatie steeds verder zijn gecentraliseerd, wil Olympia ook gerichter sturen op prestaties.

Jaap kijkt daarbij liever naar aging dan uitsluitend naar DSO. Omzetmix, betaaltermijnen en grote klanten kunnen DSO sterk beïnvloeden, terwijl een creditmanagementteam daar niet altijd rechtstreeks invloed op heeft.

De volgende stap is daarom om doelstellingen rondom aging verder te concretiseren en het team op basis daarvan nog gerichter te laten sturen.

Stap voor stap verder automatiseren

Olympia gebruikt inmiddels een groot deel van de CreditDevice-functionaliteiten die voor het huidige debiteurenbeheer relevant zijn. Nieuwe mogelijkheden worden bewust gefaseerd toegevoegd.

Zo kijkt Olympia onder andere naar de verdere inrichting van de kopiefactuurkoppeling en naar aanvullende mogelijkheden rondom kredietverzekering en automatisering. Ook ziet Jaap kansen voor AI en verdere digitalisering.

Die aanpak typeert volgens hem de hele ontwikkeling: eerst zorgen dat de basis goed staat, vervolgens standaardiseren en van daaruit verder optimaliseren.

“Ik wil beoordeeld worden op dingen waar ik invloed op heb.”

Samen verder bouwen

Voor Olympia zit de meerwaarde van CreditDevice niet alleen in de software. Jaap noemt ook de bereikbaarheid en het meedenken van consultants en support.

“Het is allemaal laagdrempelig en vriendelijk.”

Die combinatie van toegankelijke software en korte lijnen in de samenwerking zorgt ervoor dat Olympia het creditmanagement steeds verder kan ontwikkelen op een manier die bij de organisatie past.

Het team werkt inmiddels vanuit één centrale omgeving, kan debiteuren eerder opvolgen en beschikt over meer inzicht in acties en rapportages. Tegelijkertijd blijft Olympia bewust verder ontwikkelen.

De basis staat. Vanuit daar kan het team stap voor stap verder automatiseren en optimaliseren.

Zoals Jaap het zelf verwoordt:

“Waarom zouden we het onszelf moeilijk maken als het makkelijk kan?”