Bij Intermax, de IT dienstverlener uit Rotterdam die overheid, zorg en vitale infrastructuur voorziet van hoogbeschikbare IT, draaide het debiteurenbeheer dertien jaar lang op een systeem dat het bedrijf zelf had gebouwd. Richard Woertink (administratief medewerker) en Julius Bax (Business Analyst) leggen uit hoe dat veranderde.

Dertien jaar bouwen op een systeem dat niemand meer snapte

Richard werkt inmiddels bijna dertien jaar bij Intermax. Samen met collega Sieta doet hij het debiteurenbeheer, niet alleen voor Intermax maar ook voor de zusterbedrijven binnen de groep. Het systeem waarmee hij dat deed, was dertien jaar eerder zelf gebouwd om automatisch herinneringen en aanmaningen te sturen. Maar de tijd had er duidelijk vat op gekregen.

“Het was een beetje end of life, om het zo maar te zeggen”, vertelt Richard. Niemand wist meer precies hoe het werkte, en alles wat er niet automatisch uitging, hield Richard bij in Excel: achterstanden, telefoonafspraken, notities. Wekelijks bespraken hij en Sieta wie welke actie oppakte.

Op zoek naar overzicht in plaats van risico

Julius kreeg de opdracht om naar een alternatief te zoeken. Veiligheid was daarbij de belangrijkste reden. “Er zaten ook verschillende veiligheidsrisico’s aan het oude systeem vast, met name als je kijkt naar de koppeling met Exact”, legt hij uit. “Daar wilden we gewoon vanaf. We wilden een stabiel systeem dat het hele debiteurenbeheer kon overnemen.”

De keuze voor CreditDevice

Via de partnerkoppelingen van Exact kwam Intermax al snel bij CreditDevice uit. Om een goede keuze te maken, vergeleek het bedrijf vijf verschillende applicaties. Aan de hand van demo’s en verschillende vraagsessies keek Intermax niet alleen naar de mogelijkheden, maar ook naar de manier waarop de systemen in de praktijk werken.

Daarbij vielen duidelijke verschillen op. Zo brachten andere partijen bijvoorbeeld kosten per aanmaning of incasso in rekening. Voor Intermax was dat geen aantrekkelijk prijsmodel. Uiteindelijk waren het vooral de overzichtelijke uitstraling en het inzicht dat CreditDevice biedt die de doorslag gaven.

Binnen een maand volledig ingericht

Consultant Hugo begeleidde de overgang, met wekelijkse calls waarin Julius en Richard precies konden aangeven welke data nog moest worden aangeleverd. Binnen ongeveer een maand stond de Credit Management Software van CreditDevice live, voor alle vier de debiteurenadministraties binnen de groep tegelijk.

“Dit liep enorm soepel. We konden snel schakelen, en ook IT werd erbij betrokken waar dat nodig was, zonder dat wij ons daar zorgen over hoefden te maken. Als we ergens aanpassingen in wilden doorvoeren, werd dat ook meteen door Hugo opgepakt”, vult Julius aan. “Ik ben zelf erg positief over het verloop van de implementatie, en over hoe soepel alles is gegaan.”

Meer grip op de hele bedrijvengroep

Elk bedrijf binnen de groep kan bovendien als aparte administratie in de Credit Management Software worden toegevoegd, met eigen regels en workflows. “Voorheen was het eigenlijk alleen mogelijk om voor Intermax, via het oude systeem, automatisch herinneringen of aanmaningen te versturen”, vult Richard aan. “Dat kan nu voor zowel Intermax als de andere zusterbedrijven. Dat is gewoon heel fijn. Het geeft veel meer rust en inzicht en scheelt ons enorm veel werk. Dat stukje controle vind ik enorm prettig.”

De klanten van Intermax, veelal grote zorginstellingen en ziekenhuizen, betalen daarnaast opvallend goed. Ze zijn voor hun eigen dienstverlening afhankelijk van Intermax. “Het is echt exceptioneel als er een laatste aanmaning uit moet”, vertelt Julius.

Ruimte om nog meer uit de software te halen

Intermax maakt inmiddels ongeveer een half jaar gebruik van de software van CreditDevice. Ze geven zelf aan dat ze nog lang niet het maximale eruit halen, maar zijn nu al enorm blij met de verbeteringen die de software tot nu toe heeft gebracht.

Dat komt niet doordat CreditDevice te weinig te bieden heeft, eerder het tegenovergestelde. Zo gebruiken ze de mailintegratie al, waarmee ze overzicht houden over alle verzonden en ontvangen items. De AI die inkomende mails herkent en koppelt aan het debiteurdossier, en op basis daarvan automatisch acties klaarzet, gebruiken ze nog niet.

“We zijn ons ook wel bewust dat we er zoveel meer mee kunnen dan we de afgelopen maanden hebben gedaan”, zegt Julius. Denk aan slimmere actiepaden die per klant of factuurbedrag verschillen, zodat kleine, terugkerende facturen automatisch doorlopen en er meer aandacht overblijft voor de debiteuren die dat het hardst nodig hebben. Voor Intermax is dat vooral een kwestie van tijd nemen om zich er verder in te verdiepen. “Er is gewoon zoveel meer mogelijk”, zegt Richard. “Daar willen we in de toekomst echt meer uit gaan halen.”