Sinds dit jaar zijn organisaties verplicht hun Ultimate Beneficial Owners (UBO’s) in te schrijven in het UBO-register. Maar vanwege terrorisme moet je als ondernemer de UBO’s van klanten en leveranciers ook controleren. Tien dingen die je als ondernemer moet weten over UBO’s.
Wat is een UBO?
UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner. Met andere woorden: de uiteindelijk belanghebbenden van een organisatie. Dit zijn mensen met meer dan een kwart van de aandelen in een bv of een belang in een vof hebben.
Waarom de UBO?
De UBO vloeit voort uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme: Wwft. Zoals de Belastingdienst stelt: deze criminaliteit verziekt de economie en de samenleving. Daarom wil de Belastingdienst witwassen en terrorismefinanciering moeilijker maken.
Waarom wil je de UBO van een klant weten?
Sinds dit jaar is het voor bedrijven verplicht om een UBO of de UBO’s in te schrijven in het zogenoemde UBO-register. “Maar als organisatie moet je je er ook van vergewissen met wie je zakendoet”, zegt Hans-Peter Vloemans, Managing Director van CreditDevice International. “Van klant en leverancier moet je willen weten of je zakendoet met een terrorist of iemand die aan terrorisme is gelieerd.”
Hoe bepaal je de UBO?
Het proces van ‘met wie doe je zaken’ wordt ook wel Customer Due Diligence (CDD) of Know Your Customer (KYC) genoemd en bestaat uit drie delen:
- Met wie doe ik zaken?
- Wie zijn de UBO’s?
- Staan de UBO’s op één van de sanctielijsten van bijvoorbeeld de AFM of CIA?
Wat als een UBO op een sanctielijst staat?
Wat de acties zijn, staat volgens Vloemans niet vast. “Zo is bijvoorbeeld niet per definitie gezegd dat je geen zaken mag doen. Soms geldt een meldingsplicht. Maar over het algemeen wil je je als ondernemer verre houden van terrorisme.”
Is het ingewikkeld om de UBO’s te bepalen?
Ja, zegt Vloemans. “Zeker als je internationaal zakendoet.” Maar ook in Nederland kan het knap ingewikkeld zijn. Soms bestaan bedrijfsstructuren uit wel tien lagen: bv’s, holdings en een stichting administratiekantoor erboven. “Probeer dan maar eens uit te zoeken wie de UBO’s zijn.”
Dan kan het Bureau Financieel Toezicht (BFT) aankloppen. Daarbij staan bepaalde beroepsgroepen extra in de belangstelling: banken, verzekeraars, financieel adviseurs, advocaten en notarissen. Wie niet aan de regels voldoet, kan van de toezichthouder een boete verwachten. Wat tegenwoordig ook meespeelt is imago- reputatieschade. Meerdere bedrijven kwamen afgelopen jaren op deze manier negatief in het nieuws.
Hoe kan CreditDevice helpen?
“Als je meerdere keren per jaar een UBO-check moet doen, wil je dat automatiseren”, zegt Vloemans. CreditDevice kan het klantenbestand van een organisatie controleren. “Als wij al een connectie hebben met het boekhoudpakket, dan kunnen we dit proces automatiseren. Zo niet, kan een organisatie een klantenlijst aanleveren, dat kan bijvoorbeeld via Excel.” CreditDevice controleert wie de UBO’s zijn en kan de controle uitvoeren of deze UBO’s op internationale lijsten staan.
Wat als er geen UBO is?
Dat kan, er is namelijk niet altijd een UBO. “Bijvoorbeeld omdat de aandeelhouder een bank of investeringsfonds is”, zegt Vloemans. Of als de aandelen versplinterd zijn. “Stel er zijn tien personen die allemaal tien procent van de aandelen hebben, dan is er geen UBO. In dat geval geven wij aan wie de belanghebbenden zijn en wat hun achtergrond is.”
Voor welke bedrijven is deze de UBO-service interessant?
De behoefte aan automatisering is meer aanwezig bij grotere
bedrijven. “Vanaf duizend relaties of meer”, stelt Vloemans. “Het kost je al
snel een paar uur per klant om relevante informatie te krijgen en vanaf duizend
klanten gaat het serieus tijd kosten. Dan is automatiseren sowieso goedkoper.”
Bovendien geeft software beter inzicht. “Als je het UBO-proces periodiek moet herhalen, wil je vooral veranderingen weten. Zodat je daar actie op kunt ondernemen.”
Wil je weten wat hoeveel jij kunt besparen met de UBO-service van CreditDevice? Neem nu vrijblijvend contact op met CreditDevice.
