Debiteuren zijn fijn: klanten zorgen voor inkomsten. Maar als klanten niet op tijd betalen, kan dat tot vervelende situaties leiden. Daarom gingen we in de vorige blog uitgebreid in op de DSO: Days Sales Outstanding. Hoe los je een betalingsprobleem op? En de relatie met je klant goed houden? Met de juiste aanpak kun je de klanttevredenheid zelfs verhogen.
Dit is waarom je geld misloopt met een oldschool Excelletje
In veel bedrijven worden vervallen facturen handmatig bijgehouden in Excel. “Herinneringen worden stuk voor stuk samengesteld, verstuurd en nagebeld”, zegt Wilco Koelen, Corporate Accountmanager bij CreditDevice. “Handwerk is tijdrovend met als gevolg dat je achter de feiten aanloopt en je merkt niet tijdig op dat het betalingsgedrag van je klant verslechtert.”
De tekortkomingen van een boekhoudpakket
Debiteurenbeheer kan ook worden beheerd vanuit een boekhoudpakket. Er zijn systemen met goede functionaliteiten en het voordeel van zo’n pakket is: je hebt binnen de onderneming één centraal systeem. Nadelen zijn er echter ook: maatwerk voor het inregelen en onderhouden van een pakket is duur. Ook is de gebruiksvriendelijkheid vaak niet optimaal, waardoor in de praktijk toch vaak weer Excel en Outlook om de hoek komen kijken. En misschien nog wel het belangrijkst: in een boekhoudpakket kan geen onderscheid worden gemaakt tussen de ene en de andere klant. Terwijl betaalafspraken per klant kunnen verschillen en ook vervolgacties anders kunnen zijn.
Hoe je met een verouderd ERP-pakket handige functies mist
Er zijn ook bedrijven die werken met een ERP pakket: Enterprise Resource Planning. Dat is in theorie een mooie oplossing, maar in de praktijk komt Koelen vaak verouderde systemen en versies tegen. “Die bieden niet de juiste ondersteuning voor een optimaal debiteurenbeheerproces.” Zoals: geen mogelijkheid om klachten te registeren en geen automatische melding wanneer het tijd is voor een herinnering of aanmaning.
Zo start je je een win-win-win
Steeds meer bedrijven zoeken daarom gespecialiseerde software voor hun debiteurenbeheer. “Zeker sinds corona is de vraag naar debiteurenbeheersoftware flink toegenomen”, weet Koelen. De belangrijke reden? “Thuiswerken. Je wilt debiteurinformatie zowel op kantoor als thuiswerken kunnen gebruiken.”
Gespecialiseerde software maakt het bovendien mogelijk processen en workflows te optimaliseren. Wat voorheen handmatig moest, kan met software automatisch. Daardoor verschuift bij debiteurenbeheer de focus van openstaande facturen naar klantcontact. Koelen: “Je verspilt geen tijd aan onnodige handelingen voor herinneringen en aanmaningen.”
Een handige bijkomstigheid van deze software is de mogelijkheden om digitaliseringsslagen te maken. E-mailverwerking integreren, iDEAL-betalingsmogelijkheden toevoegen en een debiteurenportaal gebruiken. “Meer acties automatiseren en een debiteur meer zelf laten doen; dat scheelt een onderneming een hoop tijd.”
Maar is dat niet een flinke investering?
Klanten denken vaak dat software voor debiteurenbeheer een flinke investering vraagt, erkent Koelen. Dat blijkt een misvatting. “In de praktijk hoor ik meestal: ‘Wilco, dat is veel minder dan ik dacht’.”
Enkele voordelen van debiteurenbeheersoftware:
- De kosten voor debiteurenbeheer zijn vooraf duidelijk;
- Een onbeperkt aantal gebruikers.
- De workflow is zo veel mogelijk geautomatiseerd.
- Uitgebreide rapportagemogelijkheden.
- Overzichtelijke debiteurendossiers.
Niet onbelangrijk is dat de medewerkerstevredenheid op debiteurenbeheer vaak verbetert, zegt Koelen uit ervaring. “Medewerkers zijn minder tijd kwijt aan standaardacties en krijgen meer ruimte om specifieke uitdagingen met de klant op te lossen.” Ook voor klanten is een proactieve manier van werken prettiger. “Een hogere klanttevredenheid draagt tenslotte bij aan een langdurige relatie.”
Wil je weten wat debiteurenbeheersoftware van CreditDevice voor jouw bedrijf kan betekenen? Neem nu contact met ons op!
