Debiteurenbeheer is een belangrijk onderdeel van de financiële administratie van een bedrijf. Het houdt in dat je ervoor zorgt dat je klanten jouw facturen op tijd en volledig betalen. Dit is essentieel voor de liquiditeit en de winstgevendheid van je bedrijf. Toch wordt debiteurenbeheer vaak als een ondergeschoven kindje behandeld. Het wordt gezien als een tijdrovende en vervelende klus die weinig waardering oplevert. Maar is dat wel terecht? In deze blog leggen we uit waarom debiteurenbeheer juist een prioriteit zou moeten zijn voor elke ondernemer.
Uit onderzoek van Flanderijn, een organisatie voor incasso en gerechtsdeurwaarders, blijkt dat debiteurenbeheer bij 24 procent van de organisaties niet de aandacht krijgt die het verdient. Dit is opvallend, want tegelijkertijd neemt het aantal klanten met betalingsproblemen toe. Veertig procent van de finance professionals zeggen dat hun onderneming/instantie het afgelopen jaar meer klanten met betalingsachterstanden heeft gehad.
Gevolgen voor de finance professional
Meer dan een derde (36%) zegt dat ze sinds een half jaar meer tijd besteden aan het afhandelen van betalingsachterstanden van consumenten of bedrijven. Voor 31 procent is debiteurenbeheer nu de belangrijkste taak binnen hun financiële afdeling.
Om debiteurenbeheer beter te organiseren, is meer kennis nodig. Achtendertig procent van de finance professionals wil graag meer leren over hoe ze debiteurenbeheer het beste kunnen inrichten.
De risico’s van slecht debiteurenbeheer
Als je debiteurenbeheer niet goed op orde hebt, loop je het risico dat je klanten te laat of helemaal niet betalen. Dit kan verschillende negatieve gevolgen hebben voor je bedrijf, zoals:
- Een lagere cashflow: als je minder geld binnenkrijgt, heb je minder geld beschikbaar om je eigen rekeningen te betalen, investeringen te doen of te groeien.
- Een hogere kostenpost: als je klanten niet betalen, moet je meer tijd en geld besteden aan het versturen van herinneringen, aanmaningen en incasso’s. Bovendien loop je het risico dat je rente of boetes moet betalen aan je eigen leveranciers of de Belastingdienst.
- Een slechtere reputatie: als je klanten niet betalen, kan dat een teken zijn dat ze ontevreden zijn over je product of dienst. Dit kan leiden tot een lagere klanttevredenheid, minder herhaalaankopen en minder mond-tot-mondreclame.
- Een hogere kans op faillissement: als je te veel onbetaalde facturen hebt, kun je in financiële problemen komen. Volgens de Kamer van Koophandel is slecht debiteurenbeheer een van de belangrijkste oorzaken van faillissementen in Nederland.
Hoe kun je goed debiteurenbeheer voeren?
Goed debiteurenbeheer begint met zorgvuldigheid en consistentie. Je moet dus een duidelijk proces hebben voor het versturen, opvolgen en innen van facturen. Hier zijn een paar tips om goed debiteurenbeheer te voeren:
- Check je klanten vooraf: voordat je zakendoet met een nieuwe klant, is het verstandig om zijn kredietwaardigheid te controleren. Je kunt hiervoor gebruikmaken van de kredietinformatiediensten van CreditDevice.
- Maak duidelijke afspraken over de betalingstermijn: spreek vooraf met je klant af binnen welke termijn de factuur betaald moet worden. Vermeld deze termijn ook duidelijk op je factuur en in je algemene voorwaarden. De wettelijke betalingstermijn is 30 dagen, tenzij je anders afspreekt. Je kunt ook een kortere termijn hanteren, bijvoorbeeld 14 of 8 dagen, of zelfs een korting geven voor snelle betalers.
- Factureer snel en correct: verstuur je facturen zo snel mogelijk na het leveren van je product of dienst. Zorg er ook voor dat je facturen compleet en foutloos zijn. Vermeld alle relevante gegevens, zoals het factuurnummer, de factuurdatum, de omschrijving van de geleverde producten of diensten, het bedrag, de btw, de betalingstermijn, het rekeningnummer en eventuele referenties van de klant (PO-nummer). Zo voorkom je dat je factuur wordt afgekeurd of teruggestuurd.
- Volg je openstaande facturen op: houd een overzicht bij van je openstaande facturen en controleer regelmatig of ze betaald zijn. Stuur een vriendelijke betalingsherinnering als de betalingstermijn is verstreken. Bel je klant op als de betaling nog steeds uitblijft en vraag naar de reden. Stuur een aanmaning als de betaling nog langer uitblijft en geef aan welke vervolgstappen je gaat nemen als er niet betaald wordt. Schakel eventueel een incassobureau in als de betaling nog steeds niet binnen is.
- Optimaliseer je debiteurenbeheer: als je veel klanten hebt, kan debiteurenbeheer een tijdrovende en lastige klus zijn. Gelukkig kun je met software veel processen vereenvoudigen en automatiseren. Met de software van CreditDevice zorg je ervoor dat je facturen op tijd betaald worden door per klanttype de juiste acties in te plannen. Zo kun je effectief aanmanen en klantvriendelijk en snel reageren op vragen en opmerkingen van je klanten. Bovendien heb je met heldere rapportages en analyses altijd een goed beeld van het betaalgedrag van je klanten en kun je hun financiële situatie goed inschatten.
Het belang van goed debiteurenbeheer
Debiteurenbeheer is geen ondergeschoven kindje, maar een essentieel onderdeel van je financiële administratie. Het zorgt ervoor dat je klanten jouw facturen op tijd en volledig betalen, wat positief is voor je cashflow, je kosten, je reputatie en je overlevingskans. Door zorgvuldig en consistent te werk te gaan, kun je veel problemen voorkomen. Met behulp van software kun je bovendien je debiteurenbeheer automatiseren en optimaliseren. Zo kun jij je focussen op wat echt belangrijk is: ondernemen!
Ben je op zoek naar software om het debiteurenbeheer te optimaliseren? Vraag dan vrijblijvend een demo aan voor meer informatie.
Bron: Flanderijn
